Marketing de eventos online: una guía paso a paso
El marketing de eventos virtuales es cada vez más difícil. Con tantos eventos online que se celebran en distintos sectores, intereses, etc., puede ser difícil crear mensajes que se abran paso entre el ruido y atraigan a los asistentes a tu evento. Además, parece que todo el mundo utiliza los mismos canales de promoción. ¿Qué puede hacer un responsable de marketing?
Si la idea de promocionar tu evento te pone los pelos de punta, estás en el lugar adecuado. Por suerte, hemos ayudado a organizar y promocionar un montón de eventos en 2022, y tenemos algunos consejos que hemos recopilado en esta guía.
A continuación te explicamos cómo puedes elaborar un plan de marketing para un evento en Internet.
Pero bueno, depende mucho del tipo de evento virtual que estés promocionando.
Además, puede que uses una plataforma de conferencias online, una plataforma de eventos híbridos o cualquier otra por el estilo.
1. Identifica a tu audiencia
Ten claro a quién te diriges y por qué.
Para empezar a construir un plan de marketing eficaz, primero tienes que entender a tu público. Cuanto mejor puedas delimitar la persona a la que te diriges, mejor funcionará tu campaña de marketing de eventos virtuales.
¿Qué necesitas saber sobre ellos?
sus datos demográficos (edad, ubicación, profesión, etc.)
dónde pasan el tiempo en Internet
sus motivaciones y objetivos
Por ejemplo, si vas a organizar una feria de muestras virtual, visualiza cómo sería un comprador ideal y por qué te compraría a ti. Es probable que ya tengas una idea de quiénes son tus compradores. Utiliza tu herramienta de CRM para entender cosas como sus cargos, qué productos y servicios tuyos les interesan más y qué fuente les llevó a ti en primer lugar. ¿Hicieron clic en redes sociales? ¿Te han encontrado de forma orgánica?
Intenta dar un paso más revisando herramientas como Google Analytics y Search Console. Esto te ayudará a comprender bien los términos de búsqueda que la gente usa para encontrarte en primera instancia. Una vez que tengas una idea de lo que habla tu audiencia, sus funciones, etc., emplea una herramienta como Audiense o Sparktoro para entender qué canales emplean exactamente esas personas, con qué hashtags se relacionan y mucho más.
Esta información es fundamental, ya que informará tanto de los canales a los que debes dirigirte como de los mensajes que debes comunicar.
Una vez que sepas a quién te diriges, tienes que averiguar el resultado deseado que necesitas de ellos. Crea un objetivo que quieras que tu audiencia alcance, como rellenar un formulario de registro.
Puedes marcar un OKR en función del número de registrados, o ser más ambicioso y fijar un número de asistentes. Esto te ayudará a medir cómo es el éxito y a garantizar que tus mensajes de marketing animan a tu público objetivo hacia tu meta final.
2. Crear una página de destino
Una vez que hayas identificado a tu público y los objetivos que deseas alcanzar (número de registros, asistentes...), tienes que trabajar en el punto central de tu campaña de marketing: tu página de aterrizaje o landing page.
La landing page del evento tiene dos propósitos:
Te ayuda a comunicar libremente por qué la gente debería interesarse por este evento virtual (piensa en ella como un discurso de ascensor)
Anima a la gente a hacer clic en la página de registro y a inscribirse en el evento
Lo ideal sería que tu proveedor de eventos virtuales te ayudara a implementar la página y la adornara con un diseño interesante. Sin embargo, tienes que asociarte con ellos y asegurarte de que te apropias del mensaje y les orientas sobre los puntos de contenido que deben incluirse. Al fin y al cabo, es tu evento, y nadie entiende tu negocio mejor que tú. Asegúrate de que tu voz se refleja en la página.
Además de "llevar" tu marca, lo ideal es que la página de aterrizaje del evento virtual tenga los siguientes componentes:
Un titular convincente
Fecha y hora del evento
La agenda del evento (por ejemplo, el cronograma de charlas, etc.)
Un breve resumen del evento virtual para que el público sepa qué esperar
Quién expone en el evento y quiénes son los patrocinadores
Preguntas frecuentes (FAQs)
Contenido e imágenes que apoyen tu mensaje
Un vídeo atractivo para atraer y convertir el tráfico en inscripciones
También puedes crear el evento en tu página de LinkedIn y luego extraer sus datos para incorporarlos a la base de datos del evento.
3. Promociona el evento en el momento adecuado
Ni demasiado pronto, ni demasiado tarde.
Bien, ya estás preparado y animado para anunciar tu evento virtual. Estás listo para empezar a dirigir el tráfico a la página de aterrizaje y aumentar el número de inscripciones, sin embargo, deja de pensar en eso por un momento.
El momento de la promoción es esencial. Si lo haces demasiado pronto, corres el riesgo de perder la atención de la audiencia, especialmente con la cantidad de distracciones que rodean a tu comunidad en remoto hoy en día. Si lo haces tarde, puede que no seas capaz de generar suficiente alcance con tu campaña.
Como regla general, recomendamos configurar la página de aterrizaje de tu evento 2-3 semanas antes de la fecha en que se ponga en marcha para asegurar un espacio seguro en los radares de tus participantes potenciales.
Recuerda que, aunque el entorno virtual de tu evento no esté configurado, no importa porque lo único que te interesa es que se inscriban a través de tu página de aterrizaje optimizada. Por eso, la página de aterrizaje desempeña un papel fundamental en la creación de entusiasmo, expectativas y expectación para acabar generando una inscripción.
Hay, por supuesto, excepciones a la regla. Si te diriges a un nicho muy pequeño que requiere tiempo y esfuerzo para nutrir y convertir, puede que tengas que empezar un poco antes. Por ejemplo, un evento de networking virtual para ejecutivos de nivel C en el sector de los transitarios requerirá tiempo y un marketing más a lo francotirador, en comparación con una feria profesional virtual abierta a todo el mundo para una empresa reconocida.
4. Aprovecha tu audiencia actual
Promociona el evento en tu blog o sección de noticias
Al margen de la landing page del evento, puedes publicar en el blog de la empresa o en la sección de noticias para darlo a conocer de una forma más detallada.
Utilizar tu sitio web para promocionar tu próximo evento virtual es una manera eficaz de captar visitantes. Recomendamos incluso añadir una sección destacada en la página de inicio de tu sitio web que enlace directamente con la página de aterrizaje de tu evento virtual.
También puedes optar por otras implementaciones, como los intersticiales, la colocación de banners publicitarios y los bots de mensajes que se pegan en la parte inferior o superior de la página. Por supuesto, no conviene ser demasiado intrusivo como para que los visitantes de tu página se sientan molestos.
Sin embargo, lo más importante es el texto que escribas en tus promos, que tiene una gran importancia. Emplea un titular pegadizo con conceptos que estén de actualidad y que explique más en detalle el evento para los participantes. Intenta crear urgencia para obligarles a actuar de inmediato.
Marketing por correo electrónico
Envía una secuencia de correos electrónicos a tus suscriptores actuales.
El Marketing por correo electrónico es un componente esencial de cualquier estrategia de marketing de eventos. De hecho, se estima que las empresas ganan 35 euros por cada euro invertido en marketing por correo electrónico. Si tienes una base de suscriptores, una lista de clientes potenciales en un CRM, o cualquier base de datos de participantes potenciales, entonces ya tienes una fruta fácil de recolectar en la que centrarte.
Sin embargo, tienes que elaborar tu campaña de correo electrónico con cuidado. Piensa en:
Los destinatarios objetivo y la segmentación
El número de correos electrónicos a enviar y el tiempo que transcurre entre cada uno
Un asunto convincente
El cuerpo del texto
La llamada a la acción
Lo ideal es centrar tu campaña en los destinatarios a los que te interesa invitar al evento, así que si tienes puntos de datos adicionales en tu lista por suscriptor, filtra tus listas para una mejor segmentación. Planifica 2-3 correos electrónicos antes del evento para invitar, informar y recordar a tus destinatarios (procura no pasarte).
Tu línea de asunto debe estar cuidadosamente pensada. Una herramienta de marketing por correo electrónico como Mailjet o Mailchimp te puede servir para esta tarea.
Fomenta que se comparta
Influye en los visitantes registrados para que compartan su participación con otros.
Una vez que tengas a un visitante convencido y apuntado a tu evento, tienes que ver cómo puedes motivarle para que corra la voz por ti. Este enfoque tiene dos ventajas:
La gente reacciona mucho mejor a las recomendaciones publicadas por sus contactos sociales que a las de las entidades comerciales.
Este tipo de promoción tiene un coste mínimo o nulo
El mejor momento para hacer esa petición es justo cuando el visitante se ha registrado. Por ejemplo, después de que se inscriban en tu página de aterrizaje, muestra una página de agradecimiento con botones sociales en los que puedan hacer clic para anunciar su participación en tu evento online.
También puedes enviar un correo electrónico para confirmar su inscripción e incluir una llamada a la acción para que compartan el evento con sus contactos.
Aparte de eso, diseñar publicaciones visualmente atractivas o breves avances de vídeo con una llamada a la acción que pida al público que comparta el mensaje también ayuda a conseguir "likes", comentarios y más alcance.
Involucra a tus patrocinadores
Pide a tus patrocinadores que te ayuden a correr la voz.
Si has conseguido que los patrocinadores se suban a bordo, deberías explorar cómo puedes colaborar con ellos para acelerar tus esfuerzos de marketing. Al fin y al cabo, también les interesa que el evento online atraiga a un público relevante para que se cumplan sus objetivos de patrocinio.
Anima a tus patrocinadores a promocionar el evento virtual en su sitio web, en sus canales de redes sociales y en cualquier otro contenido web al que contribuyan.
Envía correos electrónicos a su lista de suscriptores o escribe un artículo como invitado en su blog, suponiendo que te den permiso.
De nuevo, tienes que asegurarte de que trabajas estrechamente con ellos para conseguir el mensaje adecuado. Cuanto mejor sea el texto del material de marketing que promuevan, mayores serán los resultados.
Implica a tus ponentes
Utiliza a los ponentes de tu evento como embajadores del mismo.
El secreto del éxito del marketing es conseguir que se mencione tu evento virtual cada vez que puedas, ya sea en línea, a través del boca a boca o en cualquier canal.
Por eso es útil integrar a tus ponentes en tu plan de marketing del evento. Los ponentes son muchas veces las principales atracciones de tu evento virtual, a los que el público les encantaría escuchar, conectar con ellos y aprender de ellos. Por tanto, tiene todo el sentido del mundo que se sumen al relato que se construye en torno a tu evento.
5. Llega a nuevas audiencias
Marketing de contenidos
Escribe artículos y blogs invitados, pero recuerda "educar primero" y "preguntar después".
"El contenido es el rey": todos hemos oído esto y hemos sido testigos de la influencia del contenido como fuente de promoción. Conocido como uno de los pilares fundamentales de una sólida estrategia de inbound marketing, la atracción de visitantes a la página de aterrizaje de tu evento virtual puede hacerse mediante el uso de artículos de invitados en blogs de reputación y autoridad.
Empieza por buscar blogs de tu sector que tengan una buena repercusión entre tu público objetivo y que también atraigan un buen tráfico. A continuación, comprueba sus directrices para publicar como invitado y escribe un artículo que aporte un valor genuino a su audiencia. Llega a un acuerdo con el editor web del blog en el que compartas un contenido valioso a cambio de una o dos líneas sobre tu próximo evento.
Utilizando las palabras clave adecuadas en tu artículo y enlazándolo desde tu propio sitio web y propiedades asociadas, podrías empezar a clasificar rápidamente para determinadas palabras clave y generar tráfico orgánico para el artículo. Esto resulta ser un mecanismo rentable para generar conversión en tu página de aterrizaje.
Si el guest blogging no es lo tuyo, entonces, como mínimo, asegúrate de que añades un artículo al propio blog de tu empresa para darlo a conocer. Esto ayudará a correr la voz entre el público que ya está sintonizado con tu contenido.
Emite un comunicado de prensa
Llega a las grandes audiencias a través de una campaña de relaciones públicas.
En el caso de los eventos online que son principalmente de naturaleza B2B, un comunicado de prensa oportuno puede ser una forma eficaz de correr la voz rápidamente.
Cuando redactes tu comunicado de prensa, recuerda trabajar en un mensaje eficaz. Describe la propuesta de valor del evento, cita quién es el público al que va dirigido, menciona la fecha y la hora del evento, y destaca a los patrocinadores/ponentes que merezcan ser mencionados. Por supuesto, no te olvides de enlazar el escrito directamente a tu página de aterrizaje para que puedas dirigir el tráfico de referencia.
Más allá de la cobertura masiva, los comunicados de prensa online también son compartidos por los lectores y periodistas en los canales de las redes sociales, lo que te permite cosechar también los beneficios de esa exposición.
Hazte con un hashtag en Twitter
Utiliza un hashtag único y crea impulso en Twitter.
Las empresas llevan años usando Twitter para destacar sus eventos, productos, campañas y mucho más. Por ello, los anfitriones de eventos virtuales deben formar parte de la revolución de los hashtags para hacerse notar.
Los hashtags son básicamente palabras clave o frases cortas memorables empleadas por los anfitriones para crear (y controlar) las conversaciones en torno a sus eventos.
Una vez que la gente ve un tuit con tu hashtag, es cuando comienza la magia del alcance promocional ampliado. Asegúrate de que los patrocinadores y los ponentes se unan a la fiesta.
Pero no te limites a lanzar tuits insulsos pidiendo a la gente que se inscriba. Más bien, comparte algunas pepitas de valor y educa a tu audiencia motivándola a asistir al evento virtual para aprender más. Si generas un rumor en torno a tu hashtag y enlazas a menudo con tu página de aterrizaje, te estarás preparando para un aumento de las conversiones.
Utiliza las redes sociales
La promoción social es esencial. Utiliza la promoción orgánica o de pago y combínala con el re-marketing.
La forma más obvia de usar LinkedIn y Facebook en tu beneficio es seguir publicando actualizaciones sobre tu próximo evento virtual a tu base de seguidores.
Si quieres subir un peldaño con tu presencia en las redes sociales, considera la promoción de pago. Además, puedes emplear estos dos canales para volver a comercializar a tu audiencia actual. Esto te permite lanzar una promoción de tu evento a los usuarios que han visitado tu sitio web antes o que están en tu lista de marketing por correo electrónico, haciendo un segundo intento de influir en ellos para que se conviertan.
El remarketing de LinkedIn, Facebook e Instagram usa la tecnología web para rastrear a las personas que visitaron la página de tu evento, pero se fueron sin dar ningún paso para registrarse. Trabajan para mostrar anuncios a estas mismas personas utilizando etiquetas de percepción que se colocan en tu sitio web o en la página de aterrizaje de tu evento virtual, además de ayudarte a invertir sólo en un segmento de usuarios específicos que sea de valor para tu negocio.
Opta por la publicidad de pago
Aprovecha los anuncios de LinkedIn para promocionar rápidamente tu evento, micro-segmentando las campañas por empresa y cargo.
Si realmente tienes prisa por ver mejoras rápidas en el volumen de inscripciones a tu evento virtual, entonces los anuncios de pago para conseguir más tráfico son un paso fundamental para atraer a tus audiencias identificadas en Internet.
La creación de campañas específicas que lleguen al público adecuado, a las ubicaciones geográficas deseadas y a los datos demográficos ayudará a crear conciencia y visibilidad del evento.
Hacer anuncios accionables que destaquen sobre los de la competencia ayuda no sólo a atraer tráfico e inscripciones, sino también a medirlos fácilmente para evaluar su eficacia a la hora de conseguir los clics y conversiones previstos.
Además, las analíticas ofrecen información sobre el rendimiento de los anuncios en función de diversas métricas clave, de modo que puedas seguir mejorando tu estrategia de marketing para invertir dinero sólo en los sitios web y formatos publicitarios que dirijan el mayor tráfico a la página de inscripción de tu evento.
Conclusión
Hay muchas formas de promocionar un evento online entre tu público objetivo. Aunque recurrir a tu audiencia actual es la opción más fácil y con mayor recompensa, ¡es importante encontrar también formas de atraer a nuevas audiencias!
Aunque pueda parecer abrumador, hay una buena noticia: no tienes que utilizar todas las tácticas que hemos enumerado.
Escoge lo que sea mejor para tu equipo y tu público para empezar, y luego amplía tus actividades para futuros eventos.
