Ideas para promocionar tus eventos online de Marketing y Ventas
Por muy bueno que sea el contenido de tus eventos online, no tiene mucho valor si no se presenta nadie a verlos ni a participar en ellos.
Por lo tanto, ¿cómo te aseguras de que más personas se presenten a tus eventos?
Aquí tienes una serie de recomendaciones para que tu próximo seminario web sea un auténtico triunfo.
¿Qué es un evento online?
Un evento online (también conocido como webinar) es una emisión en directo que se imparte a través de Internet. Un organizador, como lo puedes ser tú, convoca el evento e invita a los asistentes. ¿La gran ventaja de un evento virtual? El organizador y los participantes pueden estar en cualquier parte del mundo.
Haz que sea instructivo
La educación es una de las herramientas más poderosas que puedes utilizar para lograr el cambio. Los seminarios web deben tener algún tipo de componente educativo, ya sea que estés educando a tu audiencia sobre un producto, un servicio, un nuevo contenido, cómo usar una herramienta, etc.
Comunica tu contenido con claridad
Los seminarios web son una forma fantástica de escalar la comunicación y el marketing de tu empresa. Aporta valor a tu público comunicando tu mensaje con claridad.
Esto incluye cómo organizas el contenido del seminario web, cómo lo presentas verbalmente y cómo lo presentas visualmente- También incluye cómo implicas a tus asistentes en el evento con herramientas de interacción y engagement.
Divierte a tu audiencia
Por último, un gran seminario web tiene que ser entretenido. De lo contrario, tus asistentes pueden aprovechar tu seminario web para leer cualquier diario online o ponerse al día con el correo electrónico.
Es muy fácil crear el contenido de un seminario web pensando únicamente en tus objetivos finales -ese punto que quieres transmitir, o esas cosas de las que quieres hablar-, pero eso no mantendrá a tu audiencia enganchada.
Reflexiona detenidamente en quién es tu audiencia al elaborar el contenido de tu seminario web. Al fin y al cabo, tu seminario web consiste en generar conexiones y relaciones con las personas para que puedan confiar mucho más en ti y en tu empresa.
¿Cómo darle visibilidad a tu evento online?
Fija un objetivo de asistentes
Tener un objetivo te servirá de inspiración para llegar a él, y te ayudará a medir el grado de éxito del evento. En vidiv lo hacemos internamente cuando organizamos un webinar, y nos ayuda a mantener el foco en lo prioritario. Nuestra misión es conseguir hacer el evento online más grande de la historia :)
Hay muchas razones por las que deberías establecer un objetivo. En principio, no vas a organizar un seminario web simplemente para divertirte con tus compañeros.
Quieres que contribuya a la generación de leads, a la conversión en oportunidades de venta y, de paso, al conocimiento de la marca.
Por esta razón, plantéate cuáles son tus objetivos de marketing y luego decide cómo quieres que el webinar contribuya a ellos.
Recuerda que el hecho de que las personas se registren en tu seminario web no implica que asistan a él. Por eso llegamos a nuestro siguiente punto.
Fija un objetivo de inscritos que realmente se traduzca en el número de asistentes que deseas
Nuestra experiencia en datos nos dice que los eventos online suelen conseguir que asistan entre el 35-40% de los registrados. Para fijar el objetivo de registrados, deberías saber el número de asistentes efectivos al evento que quieres.
Si se registran 200 personas, puedes predecir con casi 100% de certeza que asistirán 80. Esto también varía según la época del año y la hora del seminario, pero esa variación es de un 5% aproximadamente.
Deberías hacer un seguimiento del resultado al menos una vez a la semana para ver si tus esfuerzos de marketing están avanzando hacia el objetivo de registros. Así, si tienes que aumentar tu promoción debido al bajo número de inscripciones iniciales, tendrás que variar la táctica o hacer cosas nuevas para solucionarlo.
Verás las palabras "recordar /recordatorio" bastante en el curso de este post. Esto se debe a que conseguir que las personas asistan a tu seminario web requiere montones y montones (y montones) de recordatorios.
Algunas personas se apuntan a los seminarios web con semanas de antelación, por lo que es fundamental que te esfuerces por mantener tu webinar en el "top of mind" durante ese tiempo.
Elige el mejor día de la semana
Probablemente ya sabes que no hay que montar un webinar un sábado por la noche o un domingo por la mañana :)
Pero, ¿sabías también que es mejor organizar tus seminarios web los martes, miércoles o jueves?
Los lunes y los viernes siempre parecen estar llenos de "reuniones y dailys /weeklies" o de "urgencias de última hora" en las empresas.
Según nuestra experiencia en vidiv, que coincide con la de GoToMeeting, el miércoles y el jueves son los días en los que es más probable que las personas asistan a los seminarios web:
"Tanto el miércoles como el jueves atraen al 26% de los asistentes, lo que supone más de la mitad de la asistencia a seminarios web" y "el martes ocupa el tercer lugar, con un 24%".
Elige la mejor hora del día para tu audiencia
Desde vidiv recomendamos hacer los seminarios web en distintas horas en función de donde se encuentre tu público objetivo.
Como cualquier variable del marketing, la mejor hora (y día) dependerá de tu audiencia. ¿En qué zona horaria viven? ¿Trabajan de nueve a cinco, o sus horarios diurnos son más abiertos? Para maximizar la asistencia, experimenta con diferentes días y horas, compara los índices de asistencia y las tasas de conversión, y ajusta tu horario en consonancia.
Por ejemplo, si vas a hacer un evento para todo el público de habla-hispana (España y América Latina), la mejor hora según los datos de asistencia es sobre las 5 de la tarde (hora de Madrid).
Si te decides a atacar un único mercado, una buena alternativa es a la 1 de la tarde (hora local de ese segmento).
Por último, si estás empezando o no tienes idea de qué horario funciona mejor, siempre puedes preguntar. Incluye un campo en tu formulario de inscripción que pida a los asistentes que confirmen las franjas horarias que mejor les funcionan, y programa tu seminario web basándote en esa información.
Envía un correo electrónico de agradecimiento y la correspondiente confirmación de registro
Enviar un correo electrónico de agradecimiento no sólo es una cuestión de formas y buena educación, sino que también te da la oportunidad de confirmar el registro a los asistentes (para que sepan que el envío del formulario ha funcionado) y, evidentemente, dar cuatro pinceladas sobre tu evento online.
¿Qué hacen esas personas con tus emails? Algunas lo mandarán a la papelera. Otros guardarán el correo electrónico en su bandeja de entrada, para que les sirva de recordatorio periódico de tu seminario web. Hay quienes anotan los detalles del correo electrónico en su agenda. Si alguno de tus inscritos entra en esos dos últimos grupos de personas, estás de enhorabuena.
De todos modos, recomendamos incluir una llamada a la acción para "Añadir este seminario web a tu calendario" como la principal llamada a la acción tanto en tus correos electrónicos de confirmación como en los de seguimiento si es posible.
Envía al menos dos correos electrónicos recordatorios finales
La gente se olvida. Las cosas surgen. Los correos electrónicos de recordatorio de última hora -específicamente, uno el día anterior y otro ese mismo día- dan a la gente el tiempo suficiente para que se las arregle para asistir a las reuniones y otros asuntos de su lista de tareas, pero tampoco demasiado tiempo para que se olviden del seminario web. Al fin y al cabo, sólo falta un día (o menos).
La planificación de un evento online es como cualquier otro acontecimiento, con muchas cosas que hacer y que organizar. Para asegurarte de que no te olvidas de este importante aspecto de la promoción, la automatización del email marketing del evento puede ser muy útil.
Promociona tu evento online en redes sociales
¿Sabes qué es lo mejor de las redes sociales? Es mucho más difícil saturar a tu audiencia social que a la de tu correo electrónico. Y es probable que parte de tu audiencia por correo electrónico también esté conectada contigo en redes sociales. Eso te da la oportunidad de utilizar las redes sociales para recordar a tu audiencia tu webinar.
Si usas un sistema automático de publicación en las redes sociales como Metricool, puedes ponerle alertas a todos los canales sociales para recordar a tu audiencia que tienes un seminario web próximamente.
Aumenta el número de actualizaciones de recordatorio a medida que se acerque la fecha, especialmente en los días anteriores y el día de la celebración.
Asegúrate de elegir un hashtag e inclúyelo en la página de destino, en tus correos electrónicos y en todos los demás lugares donde lo promociones.
Promociona tu webinar de la mano de los ponentes y patrocinadores
Desde tu empresa puedes promocionar tu seminario web, pero ¿estás implicando a los ponentes? Esos que tienen una audiencia diferente a la tuya al alcance de la mano. ¿Están recurriendo a sus conexiones personales, redes sociales y listas de correo electrónico para asegurarse de que tengan una audiencia mayor?
Siendo realistas, cuesta muchísimo trabajo y energía implicar a todas las partes para promocionar el evento y en algunos casos no siempre es posible, ya que cada uno anda “a sus guerras”. No obstante, debes intentarlo y poner todo de tu parte para que todas las partes inviten a sus contactos. El no ya lo tienes si no lo intentas.
Si quieres que asistan más personas a tu evento onlinre, siempre puedes considerar la posibilidad de trabajar con otra marca como patrocinadores. Aunque conseguir más asistentes siempre es positivo, no debería ser el objetivo principal. Es más importante establecer relaciones a largo plazo y conseguir notoriedad que meter 100 asistentes más…
Vidiv se ha asociado con numerosos colaboradores específicamente con fines de co-marketing porque creemos que dos o más marcas consiguen mayor relevancia en relación con el evento online que por separado separado.
También es útil para tu audiencia poder escuchar otra perspectiva de vez en cuando, sobre todo cuando esa perspectiva proviene del punto de vista de un especialista en la materia del evento.
3 errores comunes en los eventos online que debes evitar
Después de dedicar tiempo y recursos a crear un seminario web de gran valor informativo, no quieres que un error lo eche todo a perder. Y menos cuando el error puede evitarse. Aquí tienes tres errores comunes de marketing que debes evitar por todos los medios.
No iniciar la promoción con la suficiente antelación y frecuencia adecuada
Para aumentar tus posibilidades de conseguir un alto índice de asistencia a tu webinar, comienza tus promociones al menos dos semanas antes del evento. Si puedes empezar cuatro semanas antes del evento, aún mejor.
No te preocupes si las inscripciones no llegan al principio. Es probable que consigas el 69% del total de inscripciones una semana antes de tu seminario web y el 33% el mismo día del evento.
Difunde la existencia de tu webinar a través de los canales que tengas a tu disposición, con la frecuencia que sea razonable. Traza un plan de comunicación y síguelo para generar suficiente expectación sobre tu seminario web.
No respetar el tiempo de tu audiencia
Al programar tu evento web, tus intereses "comerciales" no deben condicionar su duración. No permitas que se alargue demasiado, pues de lo contrario corres el riesgo de perder a tus asistentes.
Dale prioridad al hecho de empezar y concluir tu seminario web a la hora, con puntualidad. No debería durar más de 39 minutos, o como máximo, 45 minutos.
No conseguir los ponentes adecuados
Las personas se apuntan a los webinars por el valor que esperan obtener de ellos. Tus ponentes determinan este valor. Es importante que sean capaces de hablar del tema que les has asignado.
Aparte de la experiencia de tus ponentes, debes estar seguro de que pueden enganchar a tu público.
Una presentación aburrida pronto pierde a la mayoría de los asistentes. Investiga bien. Comprueba sus habilidades para hablar en público, revisando sus experiencias anteriores hablando en seminarios web o en otros formatos similares.
Conclusión
A las personas les encanta recibir lecciones y consejos prácticos que les ayuden a funcionar mejor en sus profesiones, empresas y en su vida en general. Ésta es también la principal motivación detrás de muchas ventas.
Los webinars les ayudan a entender cómo tu producto puede ayudarles a conseguir los resultados que necesitan. También es una forma de crear confianza con tus clientes, establecer tu marca como autoridad en un tema y aumentar tu visibilidad.
Desgraciadamente, la creciente popularidad de los eventos online no garantiza por sí sola las inscripciones y los altos índices de asistencia. Sólo significa que hay más seminarios web que compiten por la atención de tu público objetivo.
Con estos consejos prácticos conseguirás más inscripciones y asistentes a tu seminario web. Como habrás podido comprobar, son ideas accionables desde el minuto uno, así que no tienes excusa para ponerlos en marcha.
