Eventos híbridos: estrategias e ideas para marketing
La nueva realidad tras la pandemia no cabe duda que la comunicación de las empresas será cada vez más híbrida como bien explica Eric Mottard, de Eventoplus, en este vídeo, y tarde o temprano habrá que poner el foco en ello.
La pandemia nos obligó a cambiar nuestra actividad diaria en diferentes aspectos, pero sobre todo cambió la forma de comunicarnos entre nosotros.
Hemos ajustado nuestro contacto con los demás mediante reuniones y conferencias virtuales a lo largo de este período tan complicado.
Cuando la pandemia llega a su deseable final, se plantea la cuestión de si volvemos a nuestras interacciones cara a cara o si los eventos online llegan para quedarse.
En los últimos tiempos, debido al alivio de las restricciones, ya tenemos muchos indicios de lo que va a prevalecer.
Diferentes empresas que desarrollan plataformas digitales para eventos virtuales han decidido aventurarse en lo que muy probablemente esté a la vuelta de la esquina: los eventos híbridos.
Esta combinación de participantes presenciales y online tiene importantes ventajas que hacen de este modelo lo mejor de ambos mundos.
Si ya estás convencido de la importancia de este tipo de eventos en el corto plazo, vamos directamente al grano.
La importancia del marketing en los eventos híbridos
Imagínate que has montado un evento híbrido perfecto: el mejor local, la mejor herramienta para eventos virtuales, los mejores ponentes, patrocinadores, catering, etc.
Sin embargo, todos esos esfuerzos resultarán estériles si no consigues atraer a suficientes asistentes (tanto presenciales como virtuales) a tu evento híbrido.
Aunque una de las principales ventajas de organizar un evento híbrido es el hecho de que puedes atraer a un público más numeroso haciendo que tu evento esté disponible online, sigues necesitando una estrategia de marketing y promoción adecuada para atraer a tu público objetivo.
En muchos casos, los eventos híbridos son una buena forma de financiar la parte física / presencial del mismo diversificando el riesgo, ya que los ingresos de la parte virtual pueden ayudarte a financiar la parte presencial, e incluso generar más beneficios una vez hayas cubierto gastos.
En este post hablaremos de varios aspectos relacionados con el marketing de un evento híbrido:
Qué es un evento híbrido, y los principales retos a la hora de organizar un evento híbrido
Las ventajas de los eventos híbridos que tendrás que aprovechar al promocionar un evento híbrido
Las mejores prácticas para dar difusión a tu evento híbrido
Las estrategias de marketing eficaces que puedes utilizar para atraer a los asistentes tanto presenciales como virtuales
¿Qué es un evento híbrido?
La definición de un evento híbrido se explica por sí misma: es un evento que se celebra tanto en persona -en un lugar físico- como online -en directo- para un público virtual.
Sin embargo, un evento híbrido no consiste únicamente en celebrar un evento presencial y luego utilizar la transmisión en directo y el equipo audiovisual para retransmitir el evento en tiempo real por Internet.
Por el contrario, ambos aspectos del evento híbrido: el aspecto presencial y el virtual, deben estar debidamente sincronizados, y al mismo tiempo deben estar específicamente diseñados y ajustados para garantizar que ambos públicos obtengan un nivel de experiencia similar.
Lo ideal es contar con tecnologías interactivas e inmersivas que te ayuden a fundir el evento presencial y en virtual en un único evento.
Obviamente, los dos tipos de público no obtendrán exactamente la misma experiencia. Los asistentes presenciales pueden disfrutar de una experiencia cara a cara y de pinchos o tapas por parte de la empresa de catering contratada a tal efecto.
Sin embargo, tus asistentes virtuales también obtendrán un valor único en forma de la comodidad de asistir al evento desde el confort de su casa u oficina, y pueden interactuar con los ponentes y los asistentes presenciales si cuentas con una buena herramienta para hacer eventos híbridos.
Por lo tanto, a la hora de promocionar un evento híbrido, es fundamental comprender que tendrás que promocionar el evento a dos públicos objetivo distintos: los que asistirán en persona y los que asistirán virtualmente.
En algunos casos, ambos tipos pueden compartir datos demográficos y psicográficos similares, pero en muchos casos, son significativamente diferentes.
Éste es el principal reto de la comercialización y promoción de un evento híbrido, pero también hay otros retos clave que debes tener en cuenta.
Ventajas de los eventos híbridos
El objetivo principal de un evento híbrido es proporcionar una experiencia uniforme a los asistentes, independientemente de la forma en que decidan participar.
Al emitir eventos presenciales en directo a los asistentes remotos, éstos pueden tener la oportunidad de participar también. Un buen ejemplo de evento híbrido es cuando estos asistentes pueden relacionarse directamente con los presentadores y otros asistentes. Puede que no estén en el mismo lugar que los asistentes presenciales, pero si tienes la tecnología adecuada de tu parte, eso no debería importar.
Los eventos híbridos funcionan porque todos los asistentes tienen acceso al mismo contenido del evento y oportunidades similares para relacionarse con los presentadores y entre sí.
Por ejemplo, los asistentes presenciales y remotos pueden hacer crecer sus redes conectándose mediante mensajes instantáneos o vídeo en directo.
Las oportunidades son prácticamente ilimitadas. Otros tipos de eventos híbridos son los que tienen centros de actividad presencial en todo el mundo, que también pueden acoger a asistentes virtuales. En otras palabras, los eventos híbridos funcionan prácticamente a cualquier escala y en cualquier situación.
Tanto los eventos virtuales como los presenciales tienen sus ventajas e inconvenientes inherentes. Mucha gente está deseando que vuelvan los eventos presenciales y pasar menos tiempo delante de la pantalla.
Por otro lado, hay muchos otros que, por diversas razones, están más dispuestos a participar a distancia. Al dar cabida a ambas partes, los eventos híbridos presentan el futuro del marketing de eventos.
1. Mayor alcance y asistencia
El enfoque híbrido permite que tus eventos lleguen a más asistentes. Por ejemplo, aunque un asistente prefiera participar en persona, es posible que no pueda hacerlo debido a las limitaciones de viajar. Pero sí, en cambio, puede participar a distancia, es la mejor opción.
Además, el número de asistentes virtuales que puedes tener es prácticamente ilimitado, mientras que las sedes presenciales sólo pueden albergar un número determinado de personas,
2. Mayor compromiso por parte de la audiencia
Gracias a la tecnología de los eventos híbridos, los asistentes virtuales pueden interactuar con los presentadores y otros asistentes de forma muy parecida a cómo lo harían en persona.
Los asistentes virtuales pueden participar a través online compartiendo y comentando contenidos, enviando preguntas en directo a los presentadores y participando en vivo en el directo.
3. Mejores oportunidades de patrocinio
Cada vez más patrocinadores de eventos empiezan a reconocer las ventajas de los eventos híbridos, por lo que también es más probable que los patrocinen. Por ejemplo, es probable que una feria comercial sólo atraiga patrocinadores si se espera que llegue a una gran audiencia.
Los eventos híbridos son enormemente valiosos para los patrocinadores por su mayor alcance. Además, los propios patrocinadores pueden tener la oportunidad de participar a distancia montando stands virtuales en el evento y haciendo presentaciones online
Esto es especialmente importante para los eventos que quieran acoger a patrocinadores y ponentes en el extranjero.
4. Mejor retorno de la inversión
El mayor alcance y la escalabilidad de los eventos híbridos atraen a más asistentes y patrocinadores, hasta el punto de que pueden aumentar considerablemente el volumen de negocio.
La mayor flexibilidad también reduce el riesgo financiero, ya que es más fácil reducir las actividades presenciales y aumentar la presencia digital para llegar a un mayor número de asistentes remotos.
5. Acceso más fácil a los datos y la información
Con la tecnología de eventos híbridos, puedes recopilar valiosos datos y perspectivas de los asistentes presenciales y remotos. Por ejemplo, tanto los asistentes remotos como los presenciales pueden dejar su opinión a través de sondeos y encuestas mediante los dispositivos móviles durante el evento.
Las soluciones de análisis y objetivos de eventos pueden proporcionar a los organizadores de eventos un flujo constante de información basada en datos que pueden utilizar para conocer mejor a sus asistentes.
Provistos de esta información, los organizadores pueden perfeccionar sus eventos constantemente.
6. Potencia tu embudo de marketing y ventas
Si te dedicas al marketing mediante eventos, tiene sentido a todos los niveles adoptar un enfoque híbrido.
Aunque la mayoría de la personas asistan en persona, la transmisión online de tus eventos garantiza que todo el contenido se grabe para su uso posterior.
Eso significa que los asistentes presenciales pueden volver a ver las presentaciones y otros contenidos mucho después de que el evento haya terminado.
El impacto de un evento híbrido de calidad puede rendir durante meses o incluso años después.
Con un registro completo de todas las interacciones de los asistentes, también tendrás los datos que necesitas para mejorar tu estrategia global de marketing y potenciar la eficacia de futuros eventos.
7. Consigue un mayor control de los costes
La flexibilidad de los eventos híbridos te da un mayor control sobre los costes.
Por ejemplo, si puedes ofrecer a los asistentes una experiencia virtual comparable a la presencial, serán más los que se unan a distancia, lo que significa una reducción de costes en todo, desde el alquiler del local hasta el catering y los viajes.
Si necesitas reducir los altos costes de las experiencias presenciales, los eventos híbridos te dan la oportunidad de minimizar el impacto en tu público objetivo.
Por ejemplo, puedes decidir realizar ciertas presentaciones y otras actividades en línea, pero permitiendo que los asistentes presenciales las vean en el lugar principal.
Retos clave para planificar y promocionar un evento híbrido
La gestión de la logística, los costes y la dirección es un reto en el contexto de los eventos híbridos.
Mantener un equilibrio constante entre los dos formatos de evento, de forma que estén compensados, es fundamental.
En este caso, depende en gran medida de la plataforma de eventos virtuales que elijas.
1. Planificar dos experiencias de evento diferentes
El arte de planificar con éxito un evento híbrido consiste en encontrar el punto óptimo entre ofrecer dos experiencias de evento distintas (para tus asistentes presenciales y virtuales), y que estas dos experiencias sean también una sinergia unificada, y que los asistentes tengan la impresión de que todos han asistido a un solo evento en cierta medida.
En la práctica, esto puede ser muy difícil. Por ejemplo, tendrás que encontrar la forma de que tus ponentes y asistentes presenciales interactúen con tus ponentes y asistentes virtuales en tiempo real.
Por no mencionar que también tendrás que gestionar los costes y la logística por separado de estos dos aspectos del evento, incluyendo potencialmente dos presupuestos de marketing diferentes.
El mejor enfoque para unificar la experiencia de un evento es elegir la tecnología y la plataforma de eventos híbridos adecuadas que puedan facilitar una conexión fluida entre tus asistentes presenciales y virtuales para garantizar una experiencia unificada. Debes buscar una plataforma de eventos virtuales como vidiv que permita la interacción en tiempo real entre tu sede física y tus asistentes virtuales.
Otras ideas para mantener enganchados y conectados a tus asistentes presenciales y virtuales
Añade una pantalla grande (o un proyector) a tu escenario presencial que muestre a tus asistentes virtuales. Esto puede ayudar a crear una experiencia más "conectada", ya que los asistentes presenciales pueden ver y sentir las reacciones de los asistentes online.
Aprovecha la potencia de una tecnología que sirva para dar salida a todo tipo de actividades e interacciones -tanto a los pontentes como a los asistentes online- y que a su vez, permita participar a los asistentes presenciales con sus dispositivos móviles.
Contrata a dos presentadores distintos. Un presentador/animador dedicado a tu asistentes virtuales pueden ayudar mucho a mantener a tus asistentes online comprometidos y conectados con el lugar del evento.
Diseña tu escenario físico y virtual de forma que ambos tipos de asistentes puedan centrarse en lo que ocurre en el escenario, en el contenido y en los ponentes. En muchos casos aquí hay que recurrir a un profesional de realización.
2. Una estrategia de taquilla eficaz para ambos tipos de público
La venta de entradas siempre ha sido un aspecto fundamental de cualquier estrategia de marketing de eventos, pero en un evento híbrido, establecer los precios correctos de las entradas puede ser aún más difícil, ya que, de nuevo, te enfrentas a dos públicos diferentes.
Por un lado, el aspecto presencial de tu evento será, naturalmente, más costoso de organizar: alquiler del local, catering, seguro, etc. Por otro lado, también hay asistentes virtuales que no querrán pagar las mismas tarifas que los asistentes presenciales.
A continuación se exponen algunas consideraciones clave que hay que tener en cuenta a la hora de elaborar estrategias de venta de entradas:
El alquiler del local suele ser el coste más importante, por lo que las entradas presenciales deberían ser más caras como norma general.
Planifica cómo vas a ofrecer descuentos y ofertas especiales (por ejemplo, descuentos por reservas por adelantado -tipo early bird-, descuentos para quienes hayan asistido a tus eventos anteriores, descuentos para grupos, para clientes, etc.)
Si se trata de un evento de varios días, decide si los asistentes tendrán que comprometerse para los dos (o más) días, o pueden comprar una entrada para un solo día.
¿Permitirás agendas personalizadas, especialmente para los asistentes virtuales? Por ejemplo, si tu asistente puede pagar sólo por las sesiones específicas a las que le gustaría asistir.
La única solución viable en este caso es ofrecer varios niveles de precios de entradas, como mínimo, un precio para las entradas presenciales y otro para los asistentes virtuales.
No obstante, también puedes ir más allá y ofrecer diferentes niveles e incluso permitir que tus asistentes virtuales accedan (y paguen) sólo a algunas sesiones.
Nuestra recomendación es buscar fórmulas que eviten que el presencial y el híbrido se canibalicen, y que los formatos online sean más cortos e intensos. No es necesario hacer virtual todo el evento físico, e incluso es recomendable no hacerlo.
3. Mantener la atención de todos los asistentes
Un reto muy notable a la hora de organizar un evento híbrido es mantener a ambos tipos de asistentes enganchados durante todo el evento, pero esto puede ser muy difícil en la práctica.
De nuevo, el objetivo aquí es proporcionar un nivel de experiencia similar a ambos asistentes, y a continuación se ofrecen algunas ideas de cómo hacerlo:
El chat es una característica bastante básica de cualquier evento virtual (y de los eventos híbridos), pero sigue siendo muy eficaz cuando se hace bien, aunque también conlleva algunos riesgos.
Mantén la función de chat pero intenta que su uso sea orgánico. Ten moderador dedicado para garantizar una experiencia positiva y a filtrar las preguntas.
No es recomendable fomentar en exceso el uso del chat ya que eso conlleva un riesgo muy grande: los asistentes pueden perder interés en tu evento.
Si ofreces algún tipo de show o entretenimiento, deben entretener tanto a tus asistentes presenciales como virtuales. Hay algunos espectáculos que simplemente no funcionan en formatos híbridos.
Facilita el networking en el evento a través de la plataforma del evento, permitiendo establece contacto en un solo sitio con una única tecnología a todos los asistentes, independientemente de si son presenciales o virtuales.
Presta especial atención a las actividades como las charlas uno a uno entre todos los asistentes con intereses similares.
Para nota: opta por tecnologías que permitan entrar en el espacio virtual a los asistentes de forma ordenada y limitándoles el tiempo de intervención. Esto hará que todo sea más interactivo, intenso y dinámico.
4. Convencer a patrocinadores y aportar valor
Demostrar el valor de un evento virtual -o el valor del apartado virtual de un evento híbrido- a los patrocinadores puede ser todo un reto. Muchos patrocinadores aún no comprenden las ventajas de los eventos virtuales y, por tanto, suelen temer una exposición limitada.
Es crucial que los organizadores de eventos híbridos elaboren cuidadosamente el valor del evento y ofrezcan oportunidades de patrocinio únicas y atractivas.
Para el aspecto virtual del evento, puedes ofrecer:
Análisis y datos detallados (si es posible, ofrece datos de eventos anteriores) para demostrar el valor de tu evento
Actividades online y offline con la marca del patrocinador
Vídeo pregrabado del patrocinador
Contenido transmitido en directo sobre el patrocinador
Interacción virtual directa con los asistentes (por ejemplo, proporcionando a los patrocinadores salas de chat específicas)
Pancartas, banners, carteles físicos y virtuales y gráficos del patrocinador (tanto presenciales como virtuales)
CTAs accionables de los patrocinadores tanto a la audiencia presencial a través de sus dispositivos como a la audiencia virtual
5. Zonas horarias diferentes y barreras culturales
Aunque una de las principales ventajas de organizar un evento híbrido es el hecho de que puedes acceder a una mayor base de público de todo el mundo, esta ventaja también puede ser un arma de doble filo.
Adaptarse a las diferentes zonas horarias y a las diferentes culturas es difícil, y en términos de marketing, puede que tengas que tener en cuenta las posibles barreras culturales a la hora de desarrollar tus materiales promocionales:
Identifica las diferentes zonas horarias de tus posibles asistentes. Aunque es imposible complacer a todo el mundo, lo mejor que puedes hacer es planificar tu evento a una hora que se adapte a la mayoría de tus asistentes.
Otra solución eficaz que puedes probar es organizar tu evento como un evento de varios días para poder atender a más asistentes de diferentes zonas horarias. Obviamente, de esta forma puedes generar potencialmente más ingresos.
Además, para aquellos que no puedan asistir al evento, puedes ofrecer tu evento como sesiones a la carta -y venderlo más barato después del evento en directo-. Esta es también una buena manera de llegar a un público más amplio.
La promoción de un evento híbrido: buenas prácticas
Teniendo en cuenta los retos anteriores, he aquí algunas de las mejores prácticas importantes que debes tener en cuenta para garantizar un esfuerzo de marketing efectivo para tu evento híbrido:
1. Conoce tus objetivos y tus “dos” públicos objetivo
Quizás te sorprenda, pero un error muy común entre los planificadores de eventos y las empresas que quieren organizar un evento híbrido sea hacerlo sin ningún objetivo claro.
Sin saber cuáles son tus objetivos, tener una estrategia de marketing eficaz es prácticamente imposible, ya que no podrás identificar quién es tu público objetivo.
Sigue el principio de los objetivos SMART cuando identifiques los objetivos de tu evento híbrido, y tus objetivos deben ser:
Específicos: tan claros como sea posible y con un enfoque lo suficientemente limitado. Los miembros de tu equipo y las partes interesadas deben entender claramente los objetivos sin que haya malentendidos.
Mensurables: debes ser capaz de medir el rendimiento de tu evento con respecto a este objetivo mediante el seguimiento de métricas específicas y la asignación de KPI.
Alcanzable: el objetivo o los objetivos deben ser realistas y alcanzables, o de lo contrario puedes dañar tu moral y la de tu equipo.
Relevante: los objetivos del evento deben estar bien alineados con las metas y objetivos de tu organización en su conjunto.
Limitados en el tiempo: debes ser capaz de asignar un calendario a los objetivos. En la planificación de eventos, esto no debería ser un problema, ya que el día D del evento será la fecha límite del objetivo.
Aquí tienes algunos ejemplos de objetivos para eventos híbridos:
Aumentar el número de registros en un 15% respecto a eventos anteriores
Llegar a nuevas audiencias de un grupo demográfico específico
Generar un 5% más de oportunidades para patrocinadores y la empresa
Aumentar la interacción en redes sociales en un 15% antes, durante y después del evento
A partir de los objetivos que hayas definido, puedes identificar los públicos objetivo (tanto los asistentes virtuales como los presenciales) que pueden ayudarte a alcanzar estos objetivos.
Dependiendo del tipo de evento y de tu objetivo, puedes tener asistentes presenciales y virtuales similares, desde el punto de vista demográfico, o pueden ser muy diferentes.
Recuerda que cuanto mejor entiendas a tu público objetivo, mejor podrás desarrollar una estrategia de marketing que se adapte a este público.
2. Tan pronto como sea posible, establece expectativas diferentes para ambos tipos de asistentes
Aunque hemos hablado de cómo deberías intentar ofrecer un nivel de experiencia similar a ambos tipos de asistentes, esto no significa que debas ofrecer exactamente lo mismo (lo que también es técnicamente imposible).
Naturalmente, tus asistentes presenciales tendrán experiencias diferentes a las de los virtuales. En la medida de lo posible, debes fijar adecuadamente las expectativas para cada grupo de asistentes, teniendo en cuenta las diferentes necesidades y preferencias de los dos tipos de asistentes.
En un contexto de marketing, también puedes considerar la posibilidad de crear campañas de marketing y contenidos diferentes para dirigirse a cada tipo de público.
Por ejemplo, promocionar que tu evento tendrá la mejor comida y el mejor afterwork de la ciudad sólo será eficaz para tus asistentes presenciales.
En la mayoría de los casos, los asistentes presenciales estarán más interesados en oportunidades que ofrezcan interacción y experiencia cara a cara, mientras que los asistentes virtuales normalmente priorizarán la asequibilidad y la comodidad. Diseña tu campaña de marketing en consecuencia.
Además, algo interesante a tener en cuenta es que los asistentes que han acudido a tus eventos en el pasado (especialmente si se trata de un evento anual/recurrente) suelen tener más ganas de visitar tu evento en persona. Por otro lado, las personas menos relacionadas y comprometidas con tu marca suelen ser más propensos a asistir al evento virtual.
Además, a lo largo de tus esfuerzos de marketing, asegúrate de comunicar claramente que se trata de un evento híbrido, para que tu público sepa que puede elegir entre asistir en persona o en remoto.
3. Haz hincapié en el formato híbrido
Hemos hablado brevemente de esto en el punto anterior, pero asegúrate de enfatizar tu formato híbrido como centro de tus esfuerzos de marketing.
Asegúrate de que el mensaje de que tu evento es híbrido se destaque en todos tus esfuerzos de marketing del evento, y asegúrate de que tu contenido de marketing destaca los valores únicos de los aspectos presenciales y virtuales del evento.
Hacer hincapié en el formato híbrido puede dar a tus asistentes una sensación de versatilidad y libertad de elección, y puede ser potencialmente eficaz para convertir a posibles asistentes que aún no están seguros de comprometerse con tu evento.
Puede que aún no se sientan del todo animados a asistir a un evento presencial, o que piensen que el precio de la entrada en persona es demasiado caro. Si ven que tu evento es híbrido, pueden decidir anotarse en el virtual.
Además, mantén la flexibilidad del registro (es decir, que puedan cambiar fácilmente entre lo presencial y lo virtual, siempre que haya espacio). Esto es importante para que los posibles asistentes puedan estar tranquilos al inscribirse.
Por último, lo más interesante en los formatos híbridos es permitir que los asistentes presenciales se puedan conectar con sus dispositivos aún estando en presencial, para así también sacar datos e informes del público presencial gracias a su interacción online aún estando allí físicamente.
4. Ten una página del evento bien diseñada y funcional
Tener una página del evento o un sitio web del evento profesional, funcional y fiable es posiblemente el aspecto más importante de cualquier marketing de eventos híbridos.
La página de tu evento será a menudo el primer punto de contacto de tus posibles asistentes con tu marca y su primera impresión. También será el primer lugar al que acudirán para registrarse en el evento, que debería ser el objetivo principal de tu esfuerzo de marketing.
Tu página de eventos puede ser una página web dedicada por sí sola o como parte del sitio web de tu empresa (como página de aterrizaje). Tu página del evento debería:
Ser un centro de información sobre todo lo relacionado con tu evento: cuándo se va a celebrar, el lugar de celebración, las fotos y la biografía de tus ponentes, etc.
Estar bien diseñada con elementos visuales atractivos, fotos y vídeos.
Ser apto para móviles y estar técnicamente optimizado. Debe cargarse rápidamente con una conexión normal a Internet y ser legible/accesible en el mayor número de dispositivos posible.
Tener una llamada a la acción persuasiva para que tus visitantes estén interesados en inscribirse en tu evento.
Tener una función de registro online funcional y fácil de usar. Pide sólo lo necesario en tu formulario de inscripción, y asegúrate de que se pueda hacer clic en los campos en los dispositivos móviles.
Optimiza el SEO, especialmente para las consultas de búsqueda relacionadas con tu evento, el sector y la ubicación del mismo.
Incluso si ya tienes un número importante de seguidores en las redes sociales, tus cuentas en las redes sociales no son suficientes para sustituir a un sitio web de eventos.
Afortunadamente, ahora hay plataformas como Lu.ma o Event Brite que nos permiten crear de forma fácil y asequible una página de aspecto profesional en cuestión de minutos, así que simplemente no hay excusa para no tener un sitio web bien diseñado.
5. Optimiza tu estrategia de venta de entradas
Como ya hemos comentado, la venta de entradas puede ser un gran reto a la hora de planificar y organizar un evento híbrido. Sin embargo, aunque puede ser complicado, debes incluir la venta de entradas como parte fundamental de tu estrategia de marketing para atraer a ambos tipos de asistentes.
Como ya hemos dicho, es bastante obvio que tus entradas virtuales (entradas online) deben ser más baratas que las entradas presenciales. La pregunta es: ¿cuánto más baratas?
La respuesta dependerá de muchos factores diferentes: el tipo de evento que ofrezcas, las experiencias online específicas que vayas a ofrecer, tus ponentes/talentos, etc.
Sin embargo, para un evento típico, la entrada virtual tiene un descuento del 60% al 80%. Si quieres vender entradas virtuales a un precio más elevado, considera la posibilidad de ofrecer atractivas ventajas/ofertas exclusivas para los asistentes virtuales (sin disuadir a tus asistentes presenciales).
También puedes ofrecer más niveles de entradas tanto para los asistentes presenciales como para los virtuales. Para los asistentes virtuales, puedes incluso hacer que la experiencia sea totalmente personalizable, por ejemplo, vendiendo entradas por sesión.
Considera también la posibilidad de ofrecer descuentos basados en el tiempo: es decir, preventa, venta anticipada, última llamada, etc. Esto puede ser eficaz para crear una sensación de escasez y FOMO que anime a la inscripción.
Sin embargo, una estrategia eficaz de venta de entradas no consiste siempre en venderlas al precio más asequible posible, sino en equilibrar el valor que ofreces de tu evento con el precio que tus asistentes deberían pagar por asistir. La forma de crear este valor percibido es la clave.
6. Marketing eficaz en las redes sociales
Sobra decir que es necesario promocionar tu evento en redes sociales.
Sin embargo, ten en cuenta que todos tus competidores también harán lo mismo, y sin una estrategia integral de marketing en redes sociales, tus esfuerzos de promoción no se harán notar en medio del ruido.
Al planificar una estrategia de marketing en redes sociales, ten en cuenta que hay cuatro canales diferentes entre los que elegir:
Orgánico: crear tus propios seguidores y luego publicar (regularmente) contenido relacionado con tu evento. Es rentable (y puede ser totalmente gratuito), pero tardarás algún tiempo en generar los resultados deseados.
De pago: utilizando las distintas opciones de promoción de pago que ofrecen las redes sociales (por ejemplo, anuncios de Instagram, LinkedIn Sponsored Post, etc.) para promocionar tu evento. Puede ser eficaz para generar resultados rápidos, pero es caro.
Marketing de influencers: asociarse con influencers relevantes en el nicho de tu evento (o nichos relacionados con tu evento). Puede ser muy eficaz si te asocias con los influencers adecuados.
Promoción por parte de patrocinadores y empresas de ponentes: es importante animar constantemente a todas las partes implicadas a hacer marketing y a promocionar el evento. Ayúdales con ejemplos de posts o con los banners cuando sea necesario y haciendo menciones, para recordarles siempre que es inetersante para todos captar el máximo número de asistentes.
Al final, un marketing eficaz en las redes sociales consiste en encontrar el equilibrio adecuado entre estos cuatro canales, teniendo en cuenta tu presupuesto disponible y tu calendario. Por ejemplo, cuanto más cerca esté el día del evento, más agresivo deberás ser con las promociones y las frecuencias de publicación.
7. Uso creativo del vídeo
Aprovechar el contenido de vídeo es muy importante en el entorno digital actual, en el que el consumo de contenido de vídeo aumenta continuamente.
Crea expectación para tu evento híbrido con vídeos de presentación de tus ponentes y tu evento en general. Un enfoque común es presentar a tus ponentes uno por uno al principio de la campaña. Publica gradualmente más vídeos para mantener la expectación.
También puedes ofrecer otros tipos de contenido en formato de vídeo, como entrevistas a tus ponentes y a los asistentes anteriores.
Conclusión
Organizar un evento híbrido puede ofrecer varias ventajas combinadas de los eventos presenciales y virtuales, dándote lo mejor de ambos mundos, así como algunas ventajas adicionales únicas.
Los eventos híbridos pueden fomentar el intercambio profesional y la creación de redes entre grupos de asistentes tanto virtuales como presenciales.
Independientemente del modo en que la gente decida asistir a tu evento, la elección de las soluciones tecnológicas adecuadas fomenta la creación de comunidades a largo plazo.
Y, lo mejor de todo, estas comunidades pueden persistir y añadir valor a tu empresa mucho después de que el propio evento haya terminado.
Sin embargo, promocionar un evento híbrido es todo un reto, pero la clave para planificar, acoger y difundir un evento híbrido con éxito es identificar y comprender realmente el público objetivo de tu evento; la demografía, sus necesidades, sus comportamientos y, sobre todo, cómo puedes convencerles de que asistan a tu evento.
Utilizando las ideas y estrategias de marketing que hemos compartido en este artículo, ya estás preparado para empezar a promocionar tu evento híbrido y atraer a más asistentes virtuales y presenciales.
