Cómo planificar y organizar eventos virtuales online con éxito
Si buscamos en Google "cómo planificar eventos", probablemente encontraremos consejos y recomendaciones enfocadas a eventos presenciales.
Los eventos online y los eventos híbridos tienen sus propias características y, por tanto, la planificación y organización es diferente a la de un evento físico tradicional.
Quizás no tengamos que preocuparnos por la búsqueda de una sala determinada o por la contratación de un servicio de catering, pero hay que tener en cuenta otras consideraciones, como la experiencia de los asistentes o las diferencias en la programación virtual.
Contar con una guía para planificar, organizar y realizar eventos online nos proporciona un estupendo punto del que partir de manera ordenada y eficiente.
En este artículo, vamos a detallar un conjunto de elementos a tener en cuenta específicamente para planificar eventos virtuales e híbridos con éxito.
La lista se divide en tres secciones: Antes del evento, durante el evento y después del evento.
Si no quieres leer la guía completa y prefieres algo más concreto y accionable, también te ofrecemos una [guía descargable en PDF con cada uno de los pasos a realizar].
Qué debemos hacer antes de un evento online
Algunos de los pasos más importantes del proceso de planificación de un evento tienen lugar mucho antes de que este comience.
Un evento exitoso comienza con una idea, una visión clara y un plan de acción inteligente, y los eventos online no son diferentes. Sin embargo, requieren una planificación específica.
Qué, dónde y cuándo
Puede resultar muy evidente, pero comenzar por definir el nombre y la temática del evento nos ayudará a comenzar a darle forma, así como a pensar cuál será el público objetivo del mismo.
Una de las ventajas de organizar un evento online es que no tenemos las limitaciones de un lugar físico, pero igualmente deberemos fijar con precisión cuándo y dónde se realizará el evento:
Decidir cuándo debe comenzar el evento y tener en cuenta las zonas horarias de los asistentes al mismo.
Decidir la duración del evento.
Si el evento será híbrido, sí que necesitaremos adicionalmente un espacio físico, que deberá contar con la posibilidad de interaccionar con el espacio online virtual.
El siguiente paso es seleccionar una plataforma online (como vidiv) para acoger el evento. Sea cual sea la plataforma que seleccionemos, debemos asegurarnos de formar a todo personal del evento para que estén familiarizados con ella.
A continuación, deberemos poner nuestra atención en los objetivos, el equipo y los ponentes, pues todo ello justo al presupuesto que tendremos que ir definiendo, será parte fundamental de la planificación.
Establecer objetivos
Establecer unos objetivos claros nos ayudará a aclarar cómo hacer que nuestro evento sea un éxito. Antes de nada, debemos decidir lo siguiente:
Definir el propósito del evento y lo que queremos que los asistentes obtengan de él.
Decidir cuántos asistentes queremos atraer.
Crear un plan de promoción para alcanzar los objetivos marcados.
Esbozar un primer borrador del presupuesto con el que contamos y el que necesitaríamos para cumplir los objetivos.
vidiv es perfecto cuando tienes un objetivo específico en mente para tu evento y solo necesitas una plataforma para ejecutarlo. Por ejemplo, Volvo necesitaba una plataforma online donde celebrar la presentación de su nuevo modelo XCF50, pero el evento tenía que ser mucho más que una reunión virtual.
Tenía que ser un lugar donde la experiencia fuera determinante. Y vidiv cumplió las expectativas.
Ponentes
Una vez que hayamos decidido el tema y la fecha del evento, es el momento de invitar a los ponentes. Los ponentes son una parte fundamental de cualquier evento, y nos ayudarán a aumentar el número de asistentes al mismo. Por ello, debemos prestar atención a lo siguiente:
Elaboraremos una lista de personas que atraigan al público objetivo del evento. Contactaremos con ellos y trataremos de ir confirmando ponentes.
Una vez que estén confirmados, les enviaremos toda información que dispongamos sobre el evento (fechas, duración, plataforma), así como cualquier trabajo de preparación o ensayo que les solicitaremos. Y les mantendremos al día de los cambios que se produzcan.
Nos implicaremos en las ponencias que impartirán, promoviendo que los ajusten a la temática del evento. Nos reuniremos con ellos individualmente si es necesario.
Programaremos los ensayos de los ponentes una o dos semanas antes del evento. Prestaremos atención a la iluminación, el sonido, la conectividad y los fondos. Debemos controlar todos los detalles.
Proveedores, patrocinadores e invitados
Nos complementan y serán parte fundamental de la mayoría de los eventos, incluidos los eventos virtuales, pues también influirán en nuestro presupuesto, en nuestro alcance y en valor añadido que queramos ofrecer.
Tendremos que elaborar una lista de los proveedores y patrocinadores a los que podría interesarle asociarse con nosotros para organizar el evento y contactar con ellos. Es recomendable:
Seleccionar a los proveedores y patrocinadores que podrán proporcionar el mayor valor a los asistentes.
Describir a los proveedores y patrocinadores el tipo de público y ponentes que acudirán al evento y como estos percibirán su marca.
También podemos elaborar una lista de personas relevantes para el sector o la temática a las que queramos invitar de manera directa y personaliza a acudir al evento.
El equipo
El personal del evento, ya sea virtual o híbrido debe ser responsable de la logística y la moderación. Para asegurarse de que están totalmente preparados, debemos:
Identificar a la persona que se encargará de la coordinación del evento. Será la persona de contacto principal si existe cualquier necesidad o algo va mal.
Nombrar a un miembro del equipo para que actúe como servicio de asistencia virtual, modere los chats y las diferentes sesiones.
Programaremos una sesión técnica de ensayo dos o tres semanas antes del evento con todo el equipo. De este modo, podrás anticiparnos y solucionar cualquier problema técnico que se nos presente, antes de pasar a los ensayos con los ponentes.
Marca
La marca de un evento online es fundamental. Al igual que hay que pensar en la señalización de un evento presencial, el aspecto de un evento online es igual de importante. Por ello deberemos encargarnos de trabajar mano a mano con el diseñador o equipo de diseño en:
Definir la imagen de marca, comenzando por el logotipo del evento y por los colores principales.
Crear una guía de estilo de la marca y unas directrices de identidad y uso.
Reunir los logotipos y otros componentes de la marca de los patrocinadores y proveedores, pues formarán parte del diseño del evento.
Adaptar el logotipo y los recursos de la marca para los diferentes soportes donde se utilizará, con especial atención a la web del evento.
Incluir fotografías de calidad de los ponentes, así como de ediciones anteriores del evento si fuera posible. Es una buena manera de entrar por los ojos de los visitantes.
Por supuesto todo este trabajo debe trasladarse lo más fielmente posible al espacio virtual donde se realizará el evento online, para que los asistentes puedan vivir la experiencia lo más cercano posible a como si estuvieran en un espacio físico.
Web y venta de entradas
Si hoy en día la web de un evento presencial es importante, si hablamos de eventos online o híbridos, se convierte en imprescindible. Para que un evento online pueda tener éxito debemos:
Crear un sitio web exclusivo para el evento que permita su publicidad y difusión, para poder alcanzar la mayor cantidad posible de potenciales asistentes al mismo. Este es lugar más oportuno para destacar la información general del evento, así como los ponentes y los temas clave en los que los asistentes estarán interesados.
Que el sitio cuente con un proceso de registro y venta de entradas para el evento, tanto si se trata de uno gratuito como si requiere una entrada de pago, para que los asistentes puedan confirmar su asistencia y la organización pueda contar con una lista actualizada y fiable de los asistentes. Para ello podemos utilizar la propia plataforma del evento o hacer uso de servicios profesionales como Eventbrite que cuenta con una amplia experiencia en el sector.
Revisaremos, personalizaremos y probaremos los correos electrónicos automáticos del evento que confirman la suscripción, así como los recordatorios de asistencia.
Promoción, promoción y promoción. Deberemos hacer llegar la web del evento, así como los recursos que hemos generado, a la mayor cantidad de personas que puedan estar interesadas en el mismo, a través de los canales más indicados para cada caso, con la inversión mínima posible. Publicidad, marketing por correo electrónico, redes sociales, publicar en otros medios relacionadas como comunidades online, webs, blogs, podcast, pedir difusión a nuestros contactos y amigos, etcétera.
Presupuesto
Teniendo en cuenta los puntos anteriores -plataforma, ponentes, patrocinadores , proveedores e invitados, equipo, marca, web - es el momento de definir el presupuesto necesario para el evento. Esto será determinante para poder cumplir los objetivos del mismo.
En un evento presencial, se prioriza la partida presupuestaria para el alquiler del espacio físico suele demandar una de las mayores partidas presupuestarias. Para un evento online igualmente debemos de priorizar el presupuesto para la plataforma de eventos online virtuales, pues es donde los asistentes vivirán la experiencia. La mayoría de las plataformas tienen flexibilidad de precios en función del alcance y las necesidades del evento.
Incluir la producción de vídeo en el presupuesto. La calidad del vídeo puede mejorar la experiencia de forma sustancial y significativa, tanto si producimos internamente mediante una suite profesional, como si lo delegamos a una agencia de producción de vídeo.
Más allá de los mejores ponentes o de los contenidos más interesantes, recordamos los eventos por las emociones que nos generan. Y no hay mejor manera de generar emociones que creando una experiencia atractiva y encantadora a través del entretenimiento. Los desahogos, la música, las actuaciones artísticas crearán una experiencia única en el público. No olvidemos reservar un presupuesto para ello.
Si el evento es de pago, debemos establecer objetivos de venta de entradas y/o ingresos por patrocinio que ayuden a compensar la inversión.
Qué debemos hacer durante la realización de un evento online
El día del evento ha llegado, va a ser un día intenso, excitante y donde hay mucho que controlar. Para asegurarnos de que no se nos olvida nada, es buena idea tener impresa y a mano la [guía descargable en PDF con cada uno de los pasos a realizar].
Igualmente vamos a desgranar las diferentes áreas en las que debemos prestar especial atención.
Ponentes y entretenimiento
Una de las cosas más importantes de las que hay que ocuparse al comienzo de un evento es asegurarse de que tanto ponentes como asistentes estén en su sitio, en este caso conectados a la plataforma y preparados para comenzar evento.
Comprobaremos que todos los ponentes están preparados. Utilizar una sala privada donde los ponentes puedan conectarse antes de saltar a la pantalla es una buena idea. Será el equivalente virtual a la sala entre bastidores.
Pediremos a los ponentes que configuren las notificaciones de sus móviles y dispositivos como "no molestar" para evitar interrupciones no deseadas durante el directo.
Aunque ya deberían estar informados previamente, revisaremos el programa del día con cada ponente, para que cada uno sepa exactamente cuándo tendrá lugar su intervención en el evento.
Si además de los propios ponentes, existe la figura del presentador o conductor del evento, así como otros profesionales que actuarán en el mismo, deberemos repasar los mismos puntos anteriormente citados también con ellos.
Prueba de tecnología
No importa que ya hayamos realizado pruebas con anterioridad. Debemos hacer una última prueba tecnológica antes de que comience nuestro evento híbrido o virtual, para comprobar que todos los elementos tecnológicos funcionan correctamente el día D.
Comprobaremos la plataforma para asegurarnos de que la experiencia y la calidad de audio y vídeo es la adecuada.
Confirmaremos con el resto del equipo, proveedores y ponentes que la experiencia es buena.
Revisaremos que la conectividad del sistema sea óptima. Y probablemente debamos contar con un sistema de conectividad alternativa, por si existiera cualquier incidencia en el sistema principal.
Verificaremos que las personas del equipo encargadas de supervisar el chat y otras vías de contacto de los asistentes estén preparados para comunicar rápidamente cualquier incidencia o problema que pudiera surgir.
Redes sociales
Aunque las redes sociales se gestionan en directo, será una buena idea planificar con antelación un plan de publiciaciones para la fecha en que se realiza el evento, ya sea presencial, virtual o híbrido.
Programaremos con antelación aquellas publicaciones que sea posibl,e para una una cadencia regular de visibilidad a lo largo del día. Por ejemplo, el inicio y el fin de cada ponencia, incluyendo información del ponente y de la ponencia en cuestión.
Verificaremos que hay una persona o un equipo encargados de la difusión del evento, compartiendo e interactuando en directo con las publicaciones y reacciones de los asistentes y ponentes en nuestros canales de redes sociales, mientras se desarrolla el mismo.
Hacer uso de algunos servicios como Metricool nos puede ayudar a aumentar nuestra presencia digital durante la celebración del evento.
Qué debemos hacer tras la realización de un evento online
Que un evento haya terminado no significa que el trabajo relacionado con el mismo también haya finalizado. Lo que hagamos tras la realización de un evento es muy importante. Tal y como podemos repasar en la [guía descargable en PDF con cada uno de los pasos a realizar] debemos de poner foco en:
Seguimiento de proveedores, patrocinadores, ponentes e invitados
Una vez ha finalizado un evento, es el momento clave para reflexionar sobre lo que salió bien y lo que necesita mejorar. Los proveedores, los patrocinadores, los ponentes y los miembros del equipo tendrán comentarios de mucho valor que compartir. Por ello nos aseguraremos de:
Consultar a los patrocinadores y proveedores para conocer su opinión sobre el evento. Preguntaremos qué les ha parecido más exitoso y qué creen que podría haberse hecho mejor.
Hablaremos con los ponentes, invitados y con el resto de personas que participaron en el evento para saber cómo se sintieron después de su puesta en escena. Haremos un sondeo para saber si estarían dispuestos a participar en el mismo evento el año que viene, o en otros eventos que tengamos planeados.
Consultaremos a nuestro equipo interno para conocer su opinión sobre lo que ha ido bien y lo que podría mejorarse para la próxima vez.
Agradeceremos sinceramente a todos sus esfuerzos. Los eventos online virtuales pueden ser estresantes para todos los implicados, y se necesita gran esfuerzo por parte de todos para que sean un éxito.
Contar con estas opiniones lo antes posible nos garantizará contar con opiniones más frescas y viscerales sobre lo ocurrido, lo que nos permitirá tener una visión más precisa de qué ha funcionado bien y qué debemos mejorar en próximas ocasiones.
Es buena idea programar unos envíos de correo electrónico tras la realización del evento que proporcionen los canales apropiados (encuestas, formularios, etc.) a nuestra audiencia para recabar esta valiosa información.
Seguimiento de los asistentes
También es importante realizar un seguimiento de los asistentes al evento. Los datos y la información que obtendremos de ellos son igualmente inestimables:
Programaremos el envío automático de encuestas, posteriores al evento, a los asistentes, para saber qué les pareció.
Facilitaremos a los asistentes los recursos posteriores al evento, como las grabaciones de vídeo o los resúmenes y cualquier otro contenido que pueda ser relevante para ellos, como las presentaciones.
Agradeceremos a los asistentes su asistencia al evento.
Marketing y difusión
La estrategia de marketing un evento es tan importante después del mismo como en cualquier otra fase del proceso de gestión del evento. Mantener la expectación en torno al evento una vez finalizado puede suponer despertar interés adicional y una gran diferencia respecto a otros eventos.
Debemos considerar la posibilidad de emitir un comunicado de prensa posterior a la realización del evento que incluya los aspectos más destacados del mismo -mejores ponencias, mejores momentos– y que hable del valor que ha transmitido, incluyendo declaraciones y valoraciones de los asistentes.
Facilitar las ponencias completas en vídeo, así como otros materiales utilizados –como presentaciones– a los asistentes, así como disponer de vídeos editados con los mejores momentos y resúmenes del evento, serán contenidos de gran calidad para ayudarnos a la difusión del evento, así como a la promoción de nuestros intereses.
Aprovecharemos el tirón, si procede, para comenzar la publicidad de la próxima edición o del próximo evento que realizaremos. Ofrecer descuentos especiales a los asistentes, limitados en el tiempo, suele ser una buena técnica para anticipar el registro de los primeros asistentes.
Datos
Descarga gratis la guía paso a paso para planificar eventos online con éxito
Como hemos visto son muchas las cosas que debemos tener en cuenta antes, durante y tras la realización de un evento online.
Si os han resultado de utilidad las recomendaciones y consejos aquí expuestos y no queréis tener que repasar una y otra vez este extenso articulo, os invitamos a descargar de manera completamente gratuita un PDF con una guía resumida y paso a paso de toda las tareas que debemos planificar y tener en cuenta, anteriormente descritas:
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Déjanos tus datos y podrás descargar la guía en PDF a continuación.
Utilizad esta guía como base para vuestros próximos eventos, pero no como un documento cerrado, si no aprovechadla para incluir vuestras particularidades y aprendizajes sobre la marcha. De esta manera, cada vez podréis diseñar y producir nuevos eventos online de manera más eficaz y ordenada, ofreciendo así una experiencia inolvidable a vuestros asistentes.
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