Reuniones “all-hands” en la empresa: qué son y cómo llevarlas a cabo
Las reuniones son una gran forma de que las empresas compartan información valiosa en persona. A menudo, las reuniones comprenden grupos pequeños, como empleados de liderazgo o departamentos específicos.
Las reuniones a mano alzada, o “all-hands meetings”, implican a toda la empresa y proporcionan una oportunidad para comunicarse con claridad y unidad.
En este artículo, se explica qué es una reunión de todos los empleados, se ofrecen las posibles ventajas y se describen posibles escenarios para la celebración de una reunión de este tipo.
¿Qué es una reunión “all-hands” o de mano alzada?
Una reunión all-hands, a veces llamada “mano alzada” o “foro”, reúne a toda la organización en persona o virtualmente para poner al día a toda la plantilla. Estas reuniones son cruciales porque garantizan que todos los miembros de la empresa reciban la misma información al mismo tiempo y de la misma manera.
En lugar de que las noticias se propaguen de persona a persona o de departamento a departamento, las reuniones “all-hands” proporcionan transparencia y claridad a todos los miembros de la empresa.
Estos son algunos de los elementos clave de las reuniones “all-hands”:
Logística
Las empresas de todos los tamaños pueden utilizar las reuniones internas, tanto si emplean a unas pocas personas en un lugar como a miles en todo el mundo. Con vidiv, las empresas pueden incluir en una reunión interna a los empleados que trabajan a distancia o en oficinas de cualquier parte.
Objetivo
Las empresas suelen usar las reuniones internas para compartir información importante que afecta a todos los empleados. Algunas empresas deciden celebrar estas reuniones con regularidad, normalmente una vez al trimestre o varias veces al año. Otras las celebran sólo cuando son necesarias para poner a todos al día sobre un cambio organizativo o para proporcionar nueva información sobre un producto o proceso.
Información
Estas reuniones suelen incluir tipos de información similares, aunque el propósito sea diferente. Estos son los puntos comunes del orden del día:
Visión general de la empresa: el director general o el propietario de la empresa suele ofrecer una visión general de las operaciones de la empresa. Puede incluir datos financieros, perspectivas de la empresa y desarrollo de productos.
Novedades de los departamentos: cada departamento comparte actualizaciones e información sobre sus proyectos y logros específicos.
Hitos: las empresas a veces hacen un reconocimiento público a las personas responsables de los principales hitos, como el número de productos vendidos, la apertura de nuevos locales o la antigüedad del personal.
Novedades importantes: los líderes suelen compartir las últimas noticias importantes de toda la empresa durante las reuniones a mano alzada. Algunos ejemplos pueden ser la introducción de un producto totalmente nuevo o un cambio de liderazgo.
Preguntas y respuestas: las reuniones “all-hands” suelen concluir con una sesión de preguntas y respuestas. En el caso de las empresas pequeñas, los organizadores pueden pasar un micrófono o el turno on-line a quienes tengan preguntas. En el caso de las grandes empresas, los empleados pueden enviar sus preguntas antes de la reunión, incluyéndose ya en muchos casos en el orden del día de la misma.
¿Por qué deberías organizar reuniones a mano alzada con todos los empleados?
Hay 5 razones principales para incluir las reuniones de todos los empleados en la dinámica de tu empresa:
Mantener a todos al día y alineados
Fomentar la cultura de la empresa
Dar voz a todos
Celebrar a las personas y sus éxitos
Conectar la sede central con otras oficinas y empleados remotos
1. Mantén a todos actualizados y alineados
Las reuniones de todos los empleados son una oportunidad para compartir información de toda la empresa y mantener a todos los empleados al día de todo lo relacionado con el negocio. Revisa tus métricas clave, como las ventas, los ingresos, al ARR, el índice NPS, etc.
Aparte de eso, las reuniones para todos te permiten alinear a tus empleados con los objetivos y la estrategia de la empresa. Piensa en cada miembro de tu equipo como un vector. Una reunión general te ayuda a orientarlos en la dirección correcta.
2. Fomenta la cultura de tu empresa
Las reuniones all-hands son vías importantes para demostrar y reforzar la cultura de tu empresa. Habla de la visión y la misión de tu empresa, haz hincapié en tus valores y revisa cómo va tu empresa en cuanto a la consecución de sus objetivos.
Esto es muy inspirador y permite a la gente saber que hay un propósito superior detrás de su trabajo, aparte de los simples ingresos.
3. Da voz a todos
Dedica al menos un 20% del orden del día la reunión de todos los empleados a las preguntas y respuestas, de modo que tengas tiempo suficiente para responder a las preguntas más importantes. Recoge las preguntas de tus empleados antes de la reunión, pero permite también que tu equipo haga preguntas improvisadas en directo durante la reunión.
Una sesión abierta de preguntas y respuestas con la dirección te ayudará a descubrir los temas más candentes y a fomentar la transparencia en tu lugar de trabajo.
4. Congratula a las personas y sus éxitos
Dado que las reuniones con todos los miembros de la empresa son, ante todo, sobre las personas y para las personas, celebrar a los miembros de tu equipo es tan importante como las actualizaciones del negocio.
Especialmente cuando las cosas se ponen complicadas, no hay nada que suba más la moral que hablar de los logros más importantes y saludar a las personas que han ayudado a conseguirlos.
5. Conecta la sede central con otras oficinas y empleados remotos
En el mundo híbrido actual, en el que los equipos están repartidos por todo el mundo, las reuniones a mano alzada te ayudan a reunir a todo el mundo y hacer que se sientan parte de la comunidad.
Especialmente si eres una empresa con cientos de empleados, las reuniones "all-hands" son oportunidades únicas en las que los empleados pueden reunirse y conectarse con la dirección (al menos en línea) y obtener respuestas a las preguntas que puedan tener.
Ventajas de las reuniones "all-hands"
Las reuniones a mano alzada ofrecen una serie de beneficios a la dirección de la empresa y a los empleados:
Compromiso: la comunicación en directo, ya sea en persona o virtual, es casi siempre más atractiva que un correo electrónico o un memorándum. La mayoría de los empleados prefieren escuchar las actualizaciones del director general más que leerlas en un correo electrónico de toda la empresa.
Conexión: las reuniones de todos los empleados proporcionan una conexión entre los empleados y la dirección. Los miembros del equipo tienen la oportunidad de escuchar a los líderes de la empresa hablar y compartir información.
Adhesión: a menudo, los empleados se sienten más apasionados por la empresa después de una reunión general positiva debido a los esfuerzos de construcción de la comunidad demostrados por la dirección de la empresa.
Inspiración: después de oír hablar de los éxitos de la empresa, los empleados pueden estar más dispuestos a establecer y alcanzar sus propios objetivos.
Confianza: escuchar información importante directamente de la dirección de la empresa aumenta la confianza entre los empleados y los directivos.
Comunidad: cuando todo el mundo en la empresa comparte la misma experiencia, ayuda a crear comunidad y conexión.
Conversación: las reuniones a mano alzada brindan la oportunidad de hacer preguntas u ofrecer comentarios a cualquier persona de la empresa. La transparencia y la comunicación abierta son herramientas valiosas para la moral de los empleados y el éxito de la empresa.
Cómo llevar a cabo una reunión de mano alzada
A continuación te explicamos cómo estructurar una reunión “all-hands”:
Determina el objetivo.
Fija la fecha.
Prepara las sesiones informativas.
Solicita preguntas a los asistentes
Evalúa las necesidades de teleconferencia.
Añade interés.
Haz una ensayo.
Envía recordatorios.
Sigue el orden del día.
1. Determina el objetivo
Tu reunión debe tener un objetivo específico. Empieza por establecer un propósito claro y asegúrate de que todos los elementos se relacionan con ese propósito. Por ejemplo, si se trata de una reunión programada con regularidad, el objetivo probablemente sea la transparencia y la creación de comunidad. Tener un objetivo y un orden del día claros ayuda a que la reunión se mantenga centrada.
2. Establece una fecha con un poco de antelación
Fija una fecha y una hora para la reunión y comunícala a todo el personal. Envía un correo electrónico a toda la empresa y haz que tus líderes se pongan en contacto con los miembros del equipo para asegurarse de que conocen la fecha. Si la reunión va a tener lugar fuera del lugar de trabajo, asegura un lugar. Si se celebra virtualmente, asegúrate de que todos los implicados tienen el equipo de teleconferencia adecuado. Intenta avisar con la mayor antelación posible para que todos puedan asistir.
3. Prepara reuniones informativas
Si varios departamentos o empleados tienen que intervenir, averigua cuánto tiempo debes asignarles y si tienen previsto presentar alguna diapositiva o dato visual. Recopilar esta información te permite preparar un programa claro y preparar el equipo.
4. Pide que te hagan preguntas
Si tienes muchos empleados que asisten a la reunión por teleconferencia, pide preguntas o comentarios por adelantado. Esto ahorrará tiempo durante la reunión y garantizará que la dirección de la empresa tenga la información necesaria para responder a las preguntas de forma rápida y exhaustiva.
5. Evalúa las necesidades en materia de teleconferencias
Asegúrate de que el sitio dispone de los equipos de teleconferencia y audiovisuales pertinentes in situ. Determina si tienes micrófonos, cámaras y equipo de grabación.
6. Añade atractivo al evento
Algunas reuniones de todos los participantes incluyen entretenimiento, como música o actuaciones de los empleados. Decide si tienes intención de incluir algún elemento de interés en tu reunión, y luego prepáralo como sea necesario.
7. Haz un ensayo
Si tu reunión implica una logística, como subir y bajar del escenario a diferentes grupos de personas, o incluye equipos de teleconferencia, música o vídeo, practica su uso con antelación para garantizar una experiencia fluida durante la reunión real.
8. Envía recordatorios
Recuerda a los empleados la reunión, ya sea el día anterior o el mismo día. Asegúrate de que los presentadores están preparados y de que todo el mundo tiene un número de marcación o un enlace si se trata de una teleconferencia. Proporciona un orden del día a todos los empleados para que sepan lo que pueden esperar.
9. Sigue el orden del día
Durante la reunión, asegúrate de respetar el orden del día y el tiempo predeterminado. Haz que la reunión se desarrolle con eficacia, pasando sin problemas de una presentación a otra y manteniendo el mensaje.
Cuándo celebrar reuniones de mano alzada
Estos son los casos en los que puedes celebrar una reunión a mano alzada:
Grandes anuncios: las reuniones con todos los empleados son una forma estupenda de recibir rápidamente las noticias importantes de la empresa. Un ejemplo podría ser la adquisición de otra empresa o un cambio relevante en la política de la compañía.
Actualizaciones periódicas: los empleados aprecian las actualizaciones periódicas sobre las finanzas, las previsiones de la empresa y el desarrollo de productos.
Cambios en la empresa: los empleados pueden enterarse de los cambios en la jerarquía o en las prácticas de personal directamente de la dirección de la empresa.
Noticias positivas: Los grandes éxitos, como un gran trimestre financiero, pueden justificar una reunión de todos los empleados.
Crecimiento de la organización: Los directivos a veces utilizan estas reuniones para compartir información sobre el crecimiento de la empresa, como nuevas oficinas o más tiendas.
