Cómo organizar un webinar
Los seminarios web para la generación de leads o clientes potenciales se han convertido en una herramienta muy popular, porque permiten una mayor interacción con el cliente, al tiempo que muestran tu competencia. Además, pueden ayudarte a crear autoridad en el sector y a posicionar a tu empresa como líder de opinión.
En esta guía, hablaremos de la mejor manera de utilizar los seminarios web para la generación de leads o clientes potenciales.
¿Por qué usar los seminarios web para la generación de leads?
Los clientes potenciales generados mediante seminarios web son, por naturaleza, de alta calidad. Ya han mostrado interés en tu sector y en tu empresa al inscribirse en el webinar. Sólo por eso son mejores que los leads generados con llamadas a la acción más espontáneas.
Básicamente, el objetivo de los seminarios web es generar una voz autorizada y posicionar a tu marca y los ponentes como líderes de opinión, al tiempo que captas información de los clientes. De este modo, se da el primer paso hacia una relación profesional.
Hay ciertos factores que hacen que los seminarios web sean buenos para la generación de leads.
La posibilidad de precualificar clientes potenciales: puedes hacer preguntas a tus clientes en varias fases de la experiencia del seminario web. Esto te ayuda a calibrar si serían un buen cliente potencial con los informes de datos que obtienes al finalizar el webinar.
Mayor alcance en el mercado: cualquier persona de cualquier lugar del mundo puede asistir a un seminario web. Las plazas disponibles en un webinar no están restringidas por el espacio físico: puedes tener tantos asistentes como quieras. Además, son una herramienta valiosa cuando quieres generar clientes potenciales en mercados internacionales.
Es más fácil para la audiencia: incluso si intentas captar clientes a nivel local, los eventos online son mucho más cómodos. Esto puede ayudarte a captar más leads que un evento físico. Normalmente, los seminarios web duran aproximadamente poco menos de una hora, dependiendo de su formato. Es mucho más fácil para los asistentes encajar un webinar de una hora de duración en sus agendas que un acto de la misma duración más el tiempo de desplazamiento y demás coste para las personas.
Complementa tu estrategia de contenidos: los webinars pueden integrarse en tu estrategia actual de marketing digital y pueden reutilizarse en múltiples formas de contenido. Esto te permite lanzar una amplia red para generar nuevos clientes potenciales.
Cómo optimizar los seminarios web para la generación de leads o clientes potenciales
Hay algunas formas sencillas de optimizar tus seminarios web para la generación de leads. Reflexiona sobre lo posterior para ayudarte en el camino:
Determinar el contenido del seminario web
Hay dos tipos principales de seminarios web: los educativos/formativos y los de producto. Por lo general, los webinars educativos funcionan mejor que los que se centran en la venta dura. Suelen dejar una impresión mucho mejor que imponer una agenda corporativa a tu audiencia.
Los webinars formativos deben centrarse en enseñar a tus clientes buenas prácticas aplicables a la vida real. Escoge un tema relevante para tu sector que sea valioso para tus clientes.
Los temas que están creando expectación o que se hacen virales son buenas opciones, pero asegúrate de añadir una perspectiva única para diferenciarte. Si se hace bien, un seminario web formativo puede incluir un argumento de venta al final.
Esto debe hacerse muy sutilmente, y tu producto debe ser una solución a los problemas que has mencionado. Para potenciar este discurso de venta no agresivo, puedes añadir un regalo, como un código de descuento, material de formación o incluso llamadas de demo personalizadas.
Busca socios y aliados para el webinar
Cuando te asocias con otras empresas para celebrar un seminario web, consigues ampliar tu audiencia. Puedes aprovechar su base de suscriptores, aumentando así el potencial general de generación de leads.
La incorporación de uno o varios socios aumenta los recursos disponibles, como las colaboraciones con expertos, el acceso a más know-how o, simplemente, a un equipo de trabajo más dinámico.
Colabora con empresas o asociaciones que tengan una amplia comunidad y que sean competentes en las áreas en las que necesitas ayuda para mejorar la calidad del webinar.
La landing page del seminario web
Una landing page es una página web aislada que dentro de tu sitio web principal. Las personas se redirigen aquí después de hacer clic en un anuncio del evento online u otro tipo de enlaces.
Son páginas específicas de la campaña de captación al evento que tienen como objetivo convertir a los clientes pidiéndoles que realicen una acción. Esta llamada a la acción (CTA) suele ser rellenar información o pedir a los clientes que se inscriban y reserven una plaza para el seminario web.
Esto puede implicar la compra de una entrada. Si tu objetivo es la generación de leads, no es recomendable cobrar a los clientes por asistir. El pago puede ahuyentar a muchos potenciales clientes. El fin aquí es conseguir sus datos a cambio de ofrecerles asistir a un webinar atractivo para su perfil.
Una buena landing page de un seminario web debe:
Generar expectación
Incluye un breve vídeo de presentación en el que se destaquen los temas principales que se van a tratar, así como los reclamos. Las reclamos son los aspectos de tu evento que lo hacen único y atractivo, como, por ejemplo, ponentes destacados y temas de actualidad del sector.
Incorpora una sección muy destacada con fotos de tus ponentes acompañadas de breves biografías
Aumenta la motivación hacia el webinar incluyendo en la web un temporizador de cuenta atrás, limitando el número de plazas disponibles o regalando algo a los inscritos por adelantado, como una guía en PDF o una infografía de un tema relacionado.
Destaca los detalles que hacen de tu webinar algo único
Cada seminario web debe tener como objetivo abordar un problema concreto de tu audiencia. La información incluida en tu seminario web debe ser indispensable para que puedan resolver el problema.
También necesitas un toque distintivo. Presenta los puntos de interés que hacen que tu seminario web sea singular y muéstralos de forma destacada en tu página de aterrizaje.
Llamada a la acción
Todas las páginas de destino necesitan una llamada a la acción. Pero es hora de alejarse del tradicional botón "regístrate ahora" y probar con frases como "reserva tu plaza" u "obtén tu entrada libre" o cualquier otro copy más original.
Formulario de registro
Con el fin de utilizar los webinars para la generación de leads, el formulario de registro del webinar debe ser fácil de usar y rápido de rellenar.
Un formulario con demasiadas preguntas puede parecer abrumador y reducir las tasas de conversión.
Mejor emplea un formulario de página de aterrizaje de varios pasos con pequeñas cantidades de preguntas en cada etapa. Esto permite a los clientes hacer "mini-concesiones" sin tener la sensación de que están haciendo un esfuerzo excesivo.
El cliente potencial nunca debe sentirse confundido en cuanto a lo que debe rellenar o hacer. Las instrucciones deben ser sencillas y fáciles de seguir.
Ofrece confianza vía social
Debido a la naturaleza de Internet, los usuarios siempre están al pendiente de las posibles fraudes. Aquí es donde entra en juego la prueba social.
La prueba social es un término que se refiere a factores de confianza específicos que pueden inspirar seguridad a las personas que interactúan con tu landing page del seminario web.
Por poner dos ejemplos:
Contadores de las redes sociales: estos contadores inspiran confianza, muestran el número de seguidores que tienes en las redes sociales en diferentes plataformas.
Testimonios: pueden ser de clientes que han utilizado tu producto o servicio o que interactuado con tu marca de alguna manera.
Introduce tu marca y la de otros ponentes asociados
Si has realizado seminarios web anteriores, menciónalos en esta página e incluye logos de las empresas de los ponentes más importantes. Esto permite a los usuarios hacerse una idea de lo que esperan ver.
No enlaces a las grabaciones de otros seminarios web. Es imprescindible evitar los enlaces externos o internos en una landing page. Éstos distraen al usuario de su objetivo y hacen que disminuyan las tasas de conversión.
Página de agradecimiento
Una vez que el usuario se haya registrado, redirígelo a una página de "agradecimiento". Esta es una forma excelente de prolongar tu interacción con estos clientes potenciales recién generados.
Una página de agradecimiento es un lugar perfecto para incorporar un PDF de regalo, enlaces a tu sitio web principal, plataformas de redes sociales y al repositorio de seminarios web anteriores.
Cosas que no hay que hacer en una landing page de un webinar
Estos sencillos consejos te ayudarán a mejorar el funcionamiento y la conversión de tus páginas de destino:
No incluyas enlaces externos o internos. Los enlaces pueden distraer al cliente del CTA y disminuir las tasas de conversión.
No incluyas demasiada información o texto. Quieres atraer a la audiencia, no abrumarla.
No des demasiada información: quieres que vean el seminario web. Si lo revelas todo, no tiene sentido que los clientes asistan y lo vean.
Comprueba que todo va bien
Organizar un seminario web para la generación de leads consiste en crear una buena primera impresión de tu marca. Lo ideal es que tus clientes potenciales vean a tus ponentes y a tu marca como referentes en tu campo.
Es vital que las cosas funcionen bien: cualquier "contratiempo" puede hacerte parecer poco profesional. Esto puede echar por tierra la autoridad que estás intentando construir.
Hacer un ensayo con tus invitados es una buena idea. También es esencial asegurarse de que todo el mundo está familiarizado con la plataformas tecnológica que vas a usar para realizar el evento.
Aquí puedes ver varios ejemplos de landing pages de seminarios web.
Tema relacionado: Marketing de eventos online: una guía paso a paso
Más ideas para generar el mayor número de leads con tu webinar
La mayoría de los profesionales del marketing B2B sostienen que organizar seminarios web les permite llegar a nuevos clientes potenciales y atraerlos.
Pero cualquiera que haya organizado un seminario web sabe que algunos pueden ser un poco sosos, con pocos asistentes, poca interacción y nada que mostrar realmente después de todo.
Y otros parecen un sueño hech realidad: un montón de inscripciones, espectadores activos y un montón de clientes potenciales de alta calidad para cualificar en los siguientes días.
Aquí se presentan más ideas que pueden resultarte útiles para que tus seminarios web generen más clientes potenciales.
Date un espacio de tiempo para prepararlo bien
Un seminario web de última hora, del tipo "lánzalo y la gente asistirá", está condenado al fracaso.
Elegir un tema actual y relevante es estupendo. Pero un seminario web mal planificado no sacará provecho de una determinada tendencia, sino que parecerá de aficionados.
Necesitas tiempo para evaluar las necesidades de tu audiencia y adaptar tu seminario web.
Buscar buenos ponentes y aliados para darle la máxima difusión al evento exige mucha energía, constancia y tiempo.
Tu seminario web debe ser la pieza central de una campaña coordinada dentro de un marco estratégico más grande.
Se necesita tiempo para perfeccionar el contenido y el material colateral.
Las invitaciones al registro del webinar deben empezar a enviarse con semanas de antelación.
Los recordatorios de seguimiento aumentarán la asistencia.
Planifica ensayos y elabora una escaleta
Planifica un ensayo general antes del gran día, en el que todos los que participen puedan familiarizarse con la escaleta, el material de la presentación y la tecnología que vayas a utilizar.
Durante este ensayo, identifica quién estará disponible para resolver cualquier problema técnico el gran día, para que los presentadores puedan seguir presentando.
Es una buena idea abrir un grupo de mensajería instantánea (Telegram, Line, WhatsApp) específicamente para atender dudas con los ponentes durante el evento y poder solucionar cualquier incidencia mientras se emite el webinar.
Mantén tu marca en un segundo plano
No se trata de una reunión para cerrar ventas.
Tu objetivo inicial es explicar cómo puede ser una solución y cómo funcionará sin mencionar tu marca, sus productos o servicios.
Mejor, se trata de describir una solución y pasar inmediatamente a compartir los resultados positivos de la misma.
Y luego, una vez que hayas añadido valor, puedes pasar a hablar de tu marca, pero no te debe ocupar un plano preponderante.
Busca la interacción y la participación: la importancia del formato
Es poco probable que mantengas a tu audiencia muy atenta si te limitas a leer la presentación de forma literal.
Intenta incluir preguntas u otros elementos interactivos para involucrar a tu audiencia y obtener información sobre sus necesidades, objetivos y puntos de dolor.
Aquí tienes otros consejos útiles para el compromiso:
Mantén el texto de la presentación al mínimo y utiliza imágenes o gráficos potentes.
Indica a los asistentes que les vas a enviar la presentación de las diapositivas después del seminario web, y hazlo poco después de que termine.
Practica para poder hacer una presentación conversacional con confianza.
Alterna a los ponentes para mantener la intensidad.
El formato cobra mucha importancia a la hora de celebrar un seminario web para captar clientes. Es importante invitar a varios ponentes, intercalar sus intervenciones, limitar bien los tiempos de cada uno y ofrecer una experiencia que no deje tiempo a tus asistentes a desconectar del evento online.
Cuenta historias
Los casos reales y los ejemplos de la vida cotidiana ayudan a captar la atención del público y evitan que todo se vuelva demasiado abstracto.
Asegúrate de que elaboras las historias que cuentas: mantén al oyente enganchado y asegúrate de que tu historia tiene un verdadero impacto en su final.
Toda buena historia tiene un principio, un medio y un final. En el caso de un caso práctico, esboza el problema, la solución y los resultados.
También puedes crear suspense. Mantén a tu audiencia adivinando cuál será la solución al problema y enfatiza los puntos en los que la empresa tiene problemas y no puede encontrar una solución.
Envía correos electrónicos de recordatorio
La inscripción no es una promesa de asistencia. Es bastante habitual inscribirse en un evento y -por muy interesado que esté en ese momento- olvidarse después de él.
Envía correos electrónicos recordatorios un día antes del webinar, un día antes y unas horas antes. Asegúrate de incluir archivos de calendario para que se pueda agendar el evento.
No te dejes de enviar correos electrónicos a las personas con las que te pusiste en contacto pero que no se inscribieron: a menudo basta con un segundo empujón.
Tema relacionado: Cómo planificar y organizar eventos virtuales online con éxito
¿Cómo aprovechar al máximo un webinar para generar leads después del evento?
Tienes que hacer un seguimiento de tus nuevos clientes potenciales: si dejas pasar demasiado tiempo, tus leads se enfriarán.
Nutrir a tus clientes potenciales es el último paso para que los webinars para la generación de leads tengan éxito. No dejes que el arduo trabajo de crear y captar asistencia a tu seminario web se pierda. La clave es mantener el contacto con tus nuevos clientes potenciales.
Crea un repositorio de seminarios web en tu página, accesible desde la portada. De este modo, los clientes pueden seguir participando incluso mucho después de que el evento virtual haya terminado.
Esto permite a los asistentes volver a visitar el seminario web y explorar seminarios anteriores. Además, permite que los usuarios que no lograron asistir tengan la oportunidad de verlo. Así, se pueden seguir generando nuevos prospectos.
Seguimiento inmediato
En primer lugar, envía correos electrónicos de seguimiento a los que se inscribieron para que la conversación siga viva.
Se recomienda segmentar tu lista de correo entre los que vieron el seminario web y los que no lo hicieron, aunque se hayan inscrito.
Dale las gracias a los que sí asistieron en un correo electrónico, quizás con una encuesta rápida y un enlace a tu hemeroteca de webinars.
A los que no asistieron puedes enviarles un correo electrónico con un enlace a la sesión grabada. El primer correo electrónico debe enviarse en las 24 horas siguientes a tu seminario web.
No debes olvidar las redes sociales. Haz publicaciones sobre los próximos seminarios web y sobre los anteriores. Esto ayuda a generar interés y a que la conversación no decaiga, generando clientes potenciales al tiempo que se mantiene el contacto con leads más antiguos.
Segmentación de clientes potenciales
Identifica a los leads más activos: son clientes que están más avanzados en el proceso de compra y que están dispuestos a realizarla.
Tienes varias formas de identificar a los clientes potenciales más interesados:
Las encuestas durante la sesión tienen más éxito, ya que sólo un tercio de los asistentes rellenan la encuesta posterior al seminario web. Si utilizas una encuesta durante la sesión, intenta que la pregunta sea natural y no forzada.
Hay herramientas que permiten obtener este tipo de información mediante funcionalidades de interacción, y de esta forma, los asistentes ni tan siquiera tienen la sensación de que están siendo encuestados.
En función de la tecnología, también puedes identificar a los clientes potenciales utilizando los datos del seminario web, tales como los niveles de participación, el tiempo de permanencia en el seminario web y la asistencia a seminarios anteriores.
En este sentido, es importante disponer de herramientas que permitan medir la interacción y las reacciones de los asistentes segundo a segundo.
A estos clientes es fundamental contactarles lo más rápido posible para mantener vivo el interés y profundizar en sus problemas y necesidades. Lo mejor es ponerse en contacto telefónico con ellos y documentar todas las conversaciones para realizar el mejor seguimiento posible hasta la venta.
Una vez que hayas identificado y prospectado a tus clientes potenciales más interesados, tienes que nutrir al resto de tus clientes potenciales. Que no hayan mostrado el máximo interés no los descarta como clientes potenciales. En la mayoría de los casos, es una cuestión de tiempo, de necesidades a medio o largo plazo.
La primera etapa de este proceso es desarrollar contenido de alto valor. Estos artículos, PDFs y posts deben centrarse en ser informativos y educativos. Puedes incluso sacar un contenido y luego reutilizarlo en diferentes formatos (infografía, PDF, post del blog, guión para un vídeo o podcast…) y en diferentes canales (redes sociales, orgánico, YouTube…).
A partir de ahí, puedes añadir contenido específico del producto. La duración de esta campaña de nurturing depende de tu empresa. Depende en gran medida de tu ciclo de ventas y del tipo de producto o servicio.
En resumidas cuentas, puedes hacer la siguiente segmentación después del webinar:
A los asistentes: agradéceles su asistencia, incluye tu paquete de diapositivas y dirígeles a contenidos más útiles e invítales a hablar personalmente por teléfono, especialmente si los informes de datos muestran una experiencia positiva en términos de interacción, atención y CTR alto con los enlaces mostrados durante el evento.
A los asistentes cuyas preguntas quedaron sin respuesta: necesitarán un correo personal con una disculpa y una breve respuesta. Incluye la presentación y muéstrales también dónde pueden encontrar más contenido que les pueda ayudar. Invítalos a concertar una cita para hablar contigo si siguen teniendo preguntas.
A los no inscritos y a los que no se presentan: incluye una grabación del seminario web y la presentación. Invítalos a ponerse en contacto contigo si tienen alguna pregunta.
Conclusiones finales
Siguiendo esta guía, tu seminario web generará más clientes potenciales.
Todo esto debería ayudarte a sentirte más preparado y relajado, y a medida que tu público responda bien, eso reforzará tu confianza de cara a celebrar eventos de marketing..
Todo ello, en conjunto, se traducirá en un mayor número de clientes potenciales procedentes de tu webinar.
Para ello, te recomendamos que te quedes con estas ideas básicas:
Los seminarios web para la generación de leads se han convertido en una herramienta muy popular. Son ideales porque te permiten precualificar a los clientes potenciales, superar las barreras logísticas y son muy cómodos para los usuarios.
Tienes que optimizar tus webinars para la generación de leads. No basta con montar un seminario web. Para conseguir mejores clientes potenciales hay que tener en cuenta varios factores. Estos factores incluyen el contenido del seminario web, la captación de asistentes, los ponentes invitados y los colaboradores.
Los webinars de conocimiento de marca deben centrarse en compartir información de alta calidad que enriquezca la vida del asistente. Esto es mucho más memorable que presionar para vender.
Las landing pages de los seminarios web son esenciales en el proceso de generación de leads. Para utilizar realmente tus seminarios web para la generación de leads, tienes que captar toda la información posible sobre los asistentes. La página de destino debe ser informativa, pero impulsar la conversión.
Asociarte con otras empresas puede mejorar mucho tus seminarios web para la generación de leads. La coproducción de seminarios web tiene dos ventajas principales: mayor audiencia y recursos.
Recuerda alimentar los leads que has generado -sin atención se enfriarán-. Crear un catálogo de seminarios web -y compartir los enlaces a través de correos electrónicos y publicaciones en las redes sociales- te permite mantener el contacto con tus clientes potenciales y te ayuda a generar nuevos leads.
