Cómo planificar una reunión town hall en la nueva realidad de las empresas
Las reuniones town hall (también conocidas como all-hands o de todos los empleados), son un acontecimiento habitual en la mayoría de las organizaciones. Es una de las formas más eficaces de compartir las actualizaciones de la empresa y promover el diálogo entre la dirección y el personal. Sin embargo, como la mayoría de los eventos de la empresa, las town hall también se han vuelto virtuales desde la pandemia.
Con los empleados que trabajan en remoto, la alineación de la organización es fundamental. Y aunque la mayoría de las organizaciones han celebrado reuniones town hall de manera mensual, o incluso semanal, los índices de participación siguen siendo motivo de preocupación.
Estar constantemente en videollamadas ha provocado la llamada "fatiga de Zoom": los empleados no se enganchan a las reuniones virtuales como lo hacían antes. Además, los largos monólogos durante las reuniones online no ayudan.
Este artículo ofrece una serie de pasos, pautas e ideas que te ayudarán a potenciar tus reuniones virtuales town hall con toda la empresa.
¿Qué día y hora son convenientes para hacer un town hall?
En cualquier caso, lo mejor es celebrar el town hall cuando la mayor parte de los integrantes de la empresa estén disponibles. Intenta enviar una encuesta con varias opciones para que la gente elija. Estas son algunas de las opciones que recomendamos desde Visual MS tras varios años celebrando este tipo de reuniones:
Viernes a las 14:00 horas: es uno de los momentos más propicios para celebrar un town hall y es una buena forma de terminar la semana. Sin embargo, es posible que muchos empleados remotos no puedan asistir a esa hora (especialmente si tienen que recoger a sus hijos pequeños del colegio). Esta es la hora en la que los celebramos en Visual MS y el ratio de asistencia y de participación en el evento es siempre altísimo.
Jueves a las 17:00: es un buen momento para celebrar una reunión town hall, ya que da a las personas la oportunidad de terminar la semana sin sentirse agobiadas el viernes.
Lunes a mediodía: también es una opción interesante porque permite a los equipos centrarse más en lo que van a hacer en la semana siguiente que en lo que ha pasado.
¿Con cuánta frecuencia debo hacer una reunión town hall?
Recomendamos hacerla quincenalmente o mensualmente. En última instancia, dependerá de varias cuestiones:
El tamaño de la empresa: para las grandes empresas la comunicación es más difícil y es importante repetir las cosas muchas veces. Sin embargo, también puede resultar caro que 100 o 1000 empleados participen en una reunión semanal de una hora de duración. Asegúrate de que el orden del día está bien pensado y aporta valor.
El ritmo de la empresa: si tu empresa está pasando por un periodo de cambios rápidos o está creciendo muy deprisa, te recomendamos que hagas reuniones semanales town hall. De este modo, los miembros del equipo reciben actualizaciones con mayor frecuencia y la empresa puede avanzar más rápidamente.
La época del año: si tu empresa tiene mucha estacionalidad, puede que no tenga sentido celebrar reuniones town hall durante los momentos de menor actividad. Para las épocas de mucho trabajo, recomendamos hacer reuniones quincenales o incluso semanales con breves actualizaciones diarias en forma de "tweets".
Cómo planificar una reunión town-hall virtual
Aquí tienes un desglose paso a paso de cómo puedes planificar reuniones town-hall virtuales:
1. Consideraciones previas a la planificación
Una reunión town-hall virtual puede consumir una parte importante de la jornada laboral, por lo que debes asegurarte de que se desarrolle con la mayor fluidez posible. Aquí tienes nuestros cuatro consejos para empezar:
Elige la tecnología: selecciona el conjunto de aplicaciones que utilizarás para transmitir la reunión municipal virtual. Lo ideal es una aplicación de videoconferencia, un software para compartir la pantalla, una aplicación de mensajería de chat y una aplicación de encuestas o un todo en uno. Plataformas como vidiv, Hopin, Livestorm, o Microsoft Stream condensan todas estas funciones en una sola tecnología, aunque no de la misma manera…
Hacer recuento de asistentes: averigua el número exacto de empleados que asistirán a la reunión. Esto te permitirá planificar el orden del día y cualquier sesión de creación de equipo en consecuencia.
Ten en cuenta las diferentes zonas horarias: si tu organización tiene un equipo distribuido por varios países, elige una hora que funcione para todos y/o graba la reunión.
Crea un equipo: ayuda tener un moderador o un maestro de ceremonias y personal técnico durante la sesión. El moderador pondrá en cola las preguntas de los empleados y facilitará la sesión. El personal informático se asegurará de que todos tus empleados puedan participar sin problemas.
2. Definir el objetivo de la reunión
Toda reunión town-hall debe tener un objetivo principal. El objetivo define la finalidad de la reunión.
¿Has lanzado recientemente alguna novedad de producto?
¿Cuáles son las actualizaciones de ventas mensuales o trimestrales?
¿Está la empresa pasando por un proceso de cambio?
El objetivo te ayuda a preparar el orden del día, la presentación y a decidir quién hablará en la reunión. Por ejemplo, si la empresa va a cambiar su dirección estratégica, lo más probable es que el director general sea la persona más adecuada para dirigir la sesión. Por otro lado, las comunicaciones sobre el crecimiento de las ventas deberán ser compartidas por los ejecutivos de ventas de alto nivel.
Aparte de estos objetivos específicos, también puedes centrarte en objetivos "más ligeros", como motivar a los empleados y fomentar la confianza.
3. Planifica el orden del día de la reunión
Con el objetivo o los objetivos clave en mente, traza los temas que la dirección discutirá durante la reunión. En lugar de incluir un número de temas abrumador, elige un puñado de temas que sirvan para cumplir el objetivo.
Además, siempre es útil contar con las aportaciones de los líderes funcionales y de los directivos sobre cuestiones clave, ya que es más probable que conozcan mejor lo que piensan los empleados.
Un ejemplo de orden del día de una town-hall virtual podría ser el siguiente:
Introducción y ejercicios para romper el hielo: 10 minutos
Una rápida actualización de los resultados de ventas y marketing: 5 minutos
Funciones clave del producto que se lanzan esta semana o este mes y dónde obtener más información sobre ellas: 15 minutos
Sesión de preguntas y respuestas o compartir las "Ganancias y Pérdidas" periódicas: 20 minutos
Motivos de celebración del mes: 10 minutos
4. Prepara tu contenido
Mantén tu presentación fresca. No hagas referencia a información pasada que los empleados ya conocen; en su lugar, céntrate en lo que va a ser útil para ellos. Reduce el lenguaje/concepto a su mínima expresión para que todos los miembros del equipo lo entiendan. Para simplificar un tema complejo, invita a un experto en la materia o al jefe de departamento del equipo correspondiente a hablar contigo.
Anima a los asistentes a hacer preguntas. Puedes trabajar con el moderador para crear una serie de preguntas o encuestas.
Utiliza vídeo, audio e imágenes para que tu contenido sea convincente y memorable.
5. Envía invitaciones de la reunión a los empleados
Informa a tus empleados de la reunión del town-hall mediante una invitación del calendario, un correo electrónico y una aplicación de mensajería como Slack o Microsoft Teams. También puedes establecer una invitación de calendario recurrente. Lo ideal es que la invitación del calendario contenga lo siguiente:
Agenda: El itinerario de la reunión debe responder a preguntas como la fecha y la hora, los objetivos de la reunión, quién dirigirá la reunión, la lista de oradores, las actividades de creación de equipos, etc.
Normas de la reunión: Las reuniones virtuales pueden volverse caóticas y difíciles de gestionar a medida que aumenta el número de asistentes. Establece reglas claras sobre la hora de inicio, el silenciamiento del micrófono cuando no se habla, y cómo o cuándo hacer preguntas durante la sesión.
Preguntas frecuentes: Esta sección debe responder a preguntas como la forma de unirse a la reunión, el uso de la aplicación de software para reuniones, la solución de errores técnicos básicos, a qué persona dirigirse para obtener asistencia técnica, etc. Puedes crear una página wiki interna para esto y enlazarla en la invitación del calendario para que sea fácil de consultar.
6. Invita a hacer preguntas por adelantado
Pide a tus empleados que envíen preguntas por adelantado. Lo ideal es que el presentador cubra estas preguntas durante la presentación para que la sesión de preguntas y respuestas esté abierta a la participación improvisada.
7. Realiza un ensayo técnico
El día de la reunión, configura el software de la reunión, la aplicación de chat y las herramientas del evento. Realiza una comprobación técnica exhaustiva antes de empezar la sesión. Comprueba si el software, la conectividad y el equipo funcionan correctamente. Desarrolla un plan B para posibles errores técnicos y minimiza las interrupciones.
8. Da la bienvenida a tus asistentes
En las reuniones virtuales es un reto mantener la atención de los asistentes. Por tanto, reconoce a tus empleados cuando se unan con un saludo. Los rompehielos virtuales son una buena forma de darles la bienvenida.
Durante la sesión, deja que expresen sus opiniones sin ningún tipo de reparo. Hazles participar en la sesión mediante encuestas, preguntas y comentarios para que las futuras reuniones virtuales del town-hall sean más atractivas e informativas.
9. Envía un resumen
Graba la reunión del town-hall y hazla accesible a todos los miembros de la organización. No todo el mundo puede asistir a estas reuniones. Junto con la grabación, envía el acta de la reunión para compartir una idea de lo que se debatió durante la sesión. Recomendamos crear una página para alojar todas las grabaciones y actas anteriores utilizando Notion y una de sus plantillas.
Además, pide opiniones después de la reunión en una encuesta para conocer la opinión de los empleados sobre los temas y la experiencia del town-hall virtual. Puedes hacer una pregunta que confirme su comprensión de un tema tratado o una opinión general. Recomendamos hacer siempre 3 preguntas sencillas: ¿qué te ha gustado?, ¿qué te ha disgustado?, ¿qué se podría haber mejorado? Toma esta información y analiza cómo puedes mejorar las futuras reuniones o el seguimiento.
